隨著今年1月1日《中華人民共和國勞動合同法》（以下簡稱“勞動合同法”）的施行，到9月18日《中華人民共和國勞動合同法實施條例》（以下簡稱“實施條例”）的正式實施。新的用工法律對企業HR管理提出了新要求，之前僅憑一份勞動合同就能應付日常HR管理的時代已不再周全無礙。而準備一套完備的HR管理法律文件，將對企業法律風險降至最小。本文將結合實務操作中的經驗，總結出12份企業HR管理中必備的法律文件。 
   
    一、勞動合同
   
    1、必備理由
   
    勞動合同在現代企業管理中所起的重要作用已不言而喻，沒有與勞動者簽訂合同，那么企業將每月支付員工二倍工資。
   
    2、合同內容
   
    企業至少應準備三份合同，包括：固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務為期限的勞動合同，有需要的企業還應備一份非全日制用工勞動合同。
   
    《勞動合同法》第十七條規定，合同主要內容應包括：（一）用人單位的名稱、住所和法定代表人或主要負責人；（二）勞動者姓名、住址、居民身份證或其他有效身份證件號碼；（三）勞動合同期限；（四）工作內容和工作地點；（五）工作時間和休息休假；（六）勞動報酬；（七）社會保險；（八）勞動保護、勞動條件和職業危害防護；（九）法律、法規規定應當納入勞動合同的其他事項。勞動合同除前款規定的必備條款外，用人單位與勞動者可以約定試用期、培訓、保守秘密、補充保險和福利待遇等其他事項。
   
    二、集體合同
   
    1、必備理由
   
    《勞動合同法》第十一條規定：用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同，與勞動者約定的勞動報酬不明確的，新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規定的標準執行；沒有集體合同或者集體合同未規定的，實行同工同酬。
   
    另第十八條規定：勞動合同對勞動報酬和勞動條件等標準約定不明確，引發爭議的，用人單位與勞動者可以重新協商；協商不成的，適用集體合同規定；沒有集體合同或者集體合同未規定勞動報酬的，實行同工同酬；沒有集體合同或者集體合同未規定勞動條件等標準的，適用國家有關規定。
   
    由此可見，集體合同可以在企業與勞動者因勞動報酬、勞動條件等標準約定不明確產生爭議的時候起到重要的標準作用，一份完備的集體合同可以避免很多不必要的勞動糾紛。
   
    2、合同內容
   
    勞動者的勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律、勞動定額、法律法規規定的其他內容等。
   
    三、職工名冊
   
    1、必備理由
   
    《勞動合同法》第七條規定：用人單位應建立職工名冊備查�！秾嵤�條例》第三十三條補充：用人單位違反勞動合同法有關建立職工名冊規定的，由勞動行政部門責令限期改正；逾期不改，由勞動行政部門處2000元以上2萬元以下罰款。
   
    企業必備職工名冊，既可以在產生勞動爭議時作為有力的證據，也可以避免不必要的行政罰款。
   
    2、職業名冊內容
   
    勞動者姓名、性別、公民身份號碼、戶籍地址及現住址、聯系方式、用工形式、用工起始時間、勞動合同期限等內容。