人力資源知識:溝通藝術之-問

來源:育路教育網發布時間:2012-02-16

   問即提問,提問的學問很多,咱們一一來探討。
  一、有意義地提問
  與眼睛和耳朵不同,我們每個人只有一張嘴,所以要少說才是,提問也一樣。
  提問之前,需要仔細思考,而不是應急反應地隨意提問。因為每一次的溝通都體現了自我形象,留給別人成熟睿智還是毛糙唐突的印象完全在自己。尤其在與上級或資深人士溝通的過程中,這點更為重要。
  舉例說,老板認為某位經理的項目排期不甚合理,于是在會上提示他需要考慮另外一些核心因素,這時他立即反駁說:“那其他相關人的日程都無法更改怎么辦?”這樣的提問未免有些疏于思考,體現了自己的思考力、溝通力、整合資源的能力、應變能力以及克服困難的能力等都較弱,同時如果形成了習慣,久而久之在其他同事面前也樹立不起威信。
  另外,在公眾場合,有些人較喜歡挑戰別人,比如領導、權威或研究者等等,所以會提出一些有點嘩眾取寵味道的問題,這樣只能加深別人都自己的負面印象,不會達到令別人下不來臺的目的。這種案例在校園宣講會、現場、專題講座、主題演講、答記者問、采訪,以及領導與員工對話等場合屢見不鮮。
  二、邊看邊問,邊聽邊問
  在望聞問切中,問排行第三,說明要先打好望和聞的基礎,并且在問的同時也要以望和聞為主,即多看多聽,少說少問。當然這與積極參與討論并不矛盾,例如在腦力激蕩的環節,則需要發揮能動性、創造性和配合度,多提出好的點子,即便有時可能只起基座的作用。
  有準備地提問時,也不是按部就班把事先準備好的問題一股腦兒地都搬出來,而是多看多聽多溝通,隨著看到、聽到以及交流到的情況及時作出調整;這時,可能有的問題就不用再提出了。所以提問是否有水平,其實從某種程度上是在檢驗觀察和傾聽的水平。
  在訪談、采訪、向上級匯報以及交流會等場合會用到很多如上技巧;如果運用不當則會在提問時被對方迅速打回來:“這個問題我剛剛已經回答了”。
  時不時也有朋友在面試之前向我請教招聘官通常所提的問題,我的回答是,高水平的招聘官是追問技術高的人,而不是只問結構性問題的人,即把事先準備好的問題一個個問出來,而與應聘者沒有什么互動的人。
  三、先提問題,再說背景
  這一點對不少人都是很大的挑戰。在我和許多高層領導者的過程中,他們普遍提出這樣的一個苦惱,即下屬不會匯報和提問。他們希望的是一分鐘之內把核心問題說清楚,而大多的員工都是用倒敘法,從最初的背景信息開始講,一五一十地把來龍去脈交待得盡量詳細,令急需知道結果或核心問題的老板很撓頭,簡直聽得是一團霧水,不知所云;有時發生緊急事件,只得馬上去處理,則這次匯報就擱淺了。
  所以,對于提問,我的建議是第一句話先把問題亮相,最好在 20個字之內完成,然后如果有必要再介紹關鍵的背景情況,通常來講,最好整理鋈鲆閱詰囊悖災С治侍饣蚪崧邸=酉呂賜ü鄄旆⑾只褂斜匾儷率齦嚀宓哪承┓矯嫘畔ⅲ判枰絳得鰲U饈且桓黿鹱炙峁梗鈾獾剿追秩?而不是倒金字塔結構。
  典型的例子是,某部門在做年度合作方的評價盤點,一位員工走訪了某合作方回來之后向老板匯報,傳統的做法是從與合作方一見面開始說起,而金字塔式的結構是先說綜合評價是多少分,接下來說為什么。如果需要給合作方提供必要的支持,尋求老板的批示,則需要先說需要老板提供的支持是什么,不知是否能夠得到批準,然后再說原因及必要背景信息 。
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