在公司里，跨部門溝通是很重要的，員工和中級主管花在內部溝通的時間大約占其工作時間的40%-50%，而對于高層主管，這個比率會更高。如何提高公司內部溝通的有效性以改善運營效率呢？
一、不妨輪換崗位
80/20規(guī)律告訴我們，公司內部80％的信息交流與溝通發(fā)生在20％的人員之間，各部門的主管和秘書就是公司內部溝通的“關鍵少數”。所以，應該鼓勵崗位輪換，請業(yè)務背景的人員擔當人力資源、培訓、行政、商務管理等支持部門的主管。比如，IBM、HP近幾年在中國市場都有類似實踐。摩托羅拉與亞信的CFO對各自市場業(yè)務的分析與深度介入，使得這個傳統(tǒng)的“后勤”部門與核心業(yè)務水乳交融，相得益彰，從而在根本上調整了他們的團隊判斷問題的角度及行為方式。這樣一來，“后勤”部門就能夠更多地從市場、從競爭的視角去滿足核心業(yè)務的需求了。
秘書的換崗也是重要的。組織的“冰山原理”形象地描述了各職能部門的劃分－－正式組織、公司制度、計劃策劃的制定等－－如同冰山一角，是顯性的；而公司里還存在許多非正式組織，如打球、健身、購物、聚會等小團體，由此而存在的信息交流是十分復雜的，是隱性的，還有員工士氣、滿意度等，都在“海平面以下。各部門的秘書往往是公司里最為活躍的非正式組織的關鍵節(jié)點，他們是內部溝通的HUB(網絡中心)。筆者曾訪問過一家公司，公司老總說：“我們對關鍵業(yè)務及支持部門的秘書實行換崗。其好處是秘書深入了解熟悉了一個部門業(yè)務運作及人事后，再到另一個部門為原來的部門提供服務和交流就容易的多了。”從整體上說，全公司通過他們而進行的內部溝通的摩擦大大降低了，而大約有70％的日常內部溝通是經由他們來協(xié)調的。
當然，由此帶來的代價是，在換崗的頭2到3個月處于低效率磨合期，主管們或者秘書需要一些快速上崗訓練、技能培訓和強化輔導，以便將此階段縮減到1個月左右。另外，換崗的時機也很關鍵，應盡可能避開年末預算、計劃等階段。同時，在小規(guī)模公司內部不宜如此操作。
二、提高溝通技能
第二層次的解決途徑是提高溝通技能，包括有效傾聽及保持溝通的簡潔準確性。公司內部溝通中，大家往往急于表達而疏于傾聽。通過多次團隊的現場演練、游戲等，筆者觀察到，在交流中，如果雙方或至少一方多一些專注傾聽，適時復述、提問以確認關鍵信息，并予以適當的反饋，那么溝通的有效性（即準確、省時、較少沖突）就大大提高了。這一點在組織內部可以通過團隊指令訓練、引導、鼓勵來實施。
跨部門溝通必須保持簡潔性。簡單的是美好的。寶潔公司的“1頁備忘錄”一直都備受推崇。備忘錄這一古老簡便的交流方式至今仍為許多公司沿用，而寶潔公司的主管認為，多于1頁的備忘錄是無益而有害的。一家系統(tǒng)集成公司的老總說，他的公司曾經一直為各種會議所困擾，于是效仿了寶潔公司的做法，明確規(guī)定每次內部會議必須在50分鐘內結束。我們不禁要問，用簡單量化的方式去處理復雜的商業(yè)和管理問題，奏效嗎？如果50分鐘之內沒有談完，問題沒有解決，怎么辦？那位老總反問：“你認為再50分鐘就有多好的解決方案嗎？”筆者啞然。誰能抗拒簡單的魅力哪！
三、倡導溝通文化
溝通的有效性與企業(yè)文化直接相連。沒有主管認為持續(xù)改革內部溝通不重要，關鍵在于實際執(zhí)行。主管人不僅是探路者、指引者和影響者，更重要的是行為者。如果主管人員從不在電梯或走廊與同事們輕松交談，當他在員工大會上發(fā)表演講后能聽到員工們的熱烈反響嗎？要想改善內部溝通，需要檢視一下，公司主管們都能像Intel公司的安迪·格魯夫那樣踏進員工餐廳隨機地與員工一起就餐嗎？行動的力量是對裱在會議室的“公司遠景、價值觀和理念”的最好說明。
我們有理由相信，不同的管理團隊造就不同的公司。對這一點，業(yè)內一位職業(yè)經理人頗有體會，他說：“你期待員工如何表現，你就要如何表現；你倡導雙向溝通、傾聽對方，平息部門間沖突，減少內部協(xié)調成本，你就要親歷親為地做給大家看。你認為素質、技能提高和不斷學習重要，你就和他們一起去聽課，把你讀過的好書與他們分享，簡單地說，就是去弄，去做，去干。”
四、調整組織機構
必要時調整組織機構，有助于改善內部溝通。組織機構的調整與重組，首先是輔助公司更重要的戰(zhàn)略的實施或核心能力的充實；
例如，一家60多人的網絡公司，一開始設計人員隸屬于業(yè)務部，當有另外兩個小組開發(fā)新業(yè)務時（可能成長為業(yè)務2部、3部），他們與設計人員之間有頻繁的共同，一時間，“設計人員”成為三個部門競相爭奪的資源，沖突不斷，效率遞減。這時，就要講“設計”職能獨立出來，成立與業(yè)務部平行的部門，以利于他們規(guī)劃和開展工作。
對于快速成長階段的公司，以及并購了其他公司或部門的公司主管，能夠由預見地改善組織結構，是降低內部溝通協(xié)調成本的事半功倍之舉。