自考“科技檔案”筆記（6）

    四、論述題

    1試述科技檔案現實性強的特點？

    （1）科技檔案的現實性特點，是指它具有較強的現實使用性。其他文件歸檔后，基本上完成了現行功能；科技檔案則不同，歸檔后的大多數科技檔案，不僅沒有退出現行使用過程，相反，正是它們發揮現行效用的活躍時期，而且將在較長的時期內發揮現行效用。

    （2）這一特點，客觀地對科技檔案的科學管理提出了某些特殊要求。如：科技檔案必須同它所記述和反映的科技對象保持一致，必須建立和健全更改、補充制度等。

    2試述科技檔案的成套性特點及其對科技檔案管理的制約作用？（考過兩次）

    （1） 科技檔案的成套性特點，是由科技、生產活動的特點決定的。圍繞著一個獨立項目的進行，形成了一個反映該項科技、生產活動的文件整體。這就是科技檔案的成套性特點。

    （2） 成套性特點，它集中體現在科技檔案的形成和內容構成兩個方面。

    （3） 這一特點對于科技檔案的科學管理起著重要的制約作用，它要求科技檔案必須完整，科技檔案分類整理也必須以它為依據，科技檔案的各項有關管理工作都需要考慮這一特點。

    3試論科技檔案的依據憑證功能？

    （1） 科技檔案具有重要的依據作用。要節約人、財、物，保證科技、生產活動高效率地進行，必須有完整、準確的科技檔案為依據。例如：

    1）科技檔案是產品定型、產品再生產或停產產品恢復生產的依據；

    2）科技檔案是維護、使用、檢修工程對象的依據；

    3）科技檔案是設備使用、維護和管理的依據；科技檔案是在特殊條件下進行科學決斷 的依據。

    （2） 科技檔案具有客觀的憑證作用。是科技、生產活動中的直接記錄，它是隨著科技、生產活動的進程有規律地形成的，而不是主觀隨意編寫的，因此，它具有客觀的憑證作用。科技檔案對有關爭執的解決經常發揮憑證作用。

    4試述科技檔案集中統一管理的特點與優越性？

    （1） 特點：

    1） 科技檔案要按專業實行集中統一管理；

    2） 科技檔案工作應納入本單位的科技、生產指揮系統；

    3） 科技檔案的集中統一管理，更加強調統一的科技檔案法規的作用。

    （2）優越性：

    1） 有益于保護科技檔案，保守科技機密；

    2） 有利于形成科技資源儲備中心和交流中心。

    3） 有助于加強科技檔案工作，促進科技檔案工作的現代化。

    5試述科技檔案事業為什么要按專業實行統一管理？

    （1） 科技檔案專業性和現實性很強，同科技、生產活動關系密切。各專業系統根據本專業科技檔案的特點，實行統一管理，才能收到更好的管理效果。

    （2） 科技檔案工作是科技管理工作的基礎，也是科技管理工作的一個重要組成部分。必須要按專業統籌規劃科技檔案的管理工作。

    （3） 科技檔案按專業實行統一管理，是科技檔案工作基本原則的具體實施。為科技專業檔案館的建設與發展物質保障。

    6試述科技專業檔案館的類型、性質、任務？

    ①類型：

    1） 中央級科技專業檔案館；

    2） 區域性科技專業檔案館；

    3） 城市建設檔案館；

    4） 企業檔案館。

    ②性質：科技專業檔案館具有科技文化事業單位的屬性。

    ③任務：

    1） 收集本專業館藏范圍的重要的科技檔案。

    2） 運用現代手段，對科技檔案進行科學管理。

    3） 積極開展科技檔案利用與咨詢工作。

    4） 編輯出版有關科技檔案編研成果。

    5） 組織建設本專業或行業的科技檔案目錄中心。

    6） 對移交單位準備進館的科技檔案的管理進行指導與檢查。

    7） 搜集、儲存和加工本專業其他有關文獻資料。

    7試述科技檔案部門檢查、協助科技文件形成、積累的方法和措施？★

    （1） 以科技、生產程序和有關標準、規范為依據，檢查、協助科技文件的形成和積累。

    （2） 根據產品開發的類型和建筑工程的性質，檢查、協助科技文件的形成和積累。

    （3） 抓住薄弱環節和難于形成的科技文件，做好對科技文件形成、積累的管理工作。

    （4） 實行“三納入”，使科技文件的形成和積累制度化。“三納入”指把科技文件的形成和積累納入科技工作程序、納入工作計劃，納入有關部門和人員的職責范圍。

    （5） 運用經濟原則，加強對科技文件形成、積累的監督管理。

    （6） 建立責任保證體系和監督管理網絡，保證科技文件的形成和積累。

    8試述如何根據全新產品開發研制工作的性質監查指導及其科技文件的形成和積累？

    試述如何監督指導全新產品開發研制活動中科技文件的形成和積累？★

    （1） 全新產品的開發研制，其技術指標、工作性能等方面都具有創新性質。因此，它涉及面較廣、難度較大、周期較長，其科技文件基本上是在開發研制過程中新編制的。

    （2） 對這類科技文件應集中全力抓好其形成和積累工作，并實行全過程跟蹤管理，即從調查決策編寫新產品開發建議書開始，直到產品經營銷售為止，對每個階段和環節科技文件的形成和積累都要進行有效的管理。

    9試論科技文件的歸檔時間的主要類型？

    歸檔時間，科技文件歸檔制度的內容之一，可以劃分為以下幾種類型。

    （1）按項目結束時間歸檔。是指在一項科技、生產活動結束后歸檔。

    （2）按工作階段歸檔。科技、生產活動周期過長的科技文件，可以按形成階段歸檔。

    （3）按子項結束時間歸檔。為保證工作正常進行和科技檔案的完整、系統，當一個子項工程結束后，即可先行歸檔。

    （4）按年度歸檔。它適用于以下3種科技文件：

    1）活動和形成周期較長的科技項目形成的文件；

    2）某些自然觀察或中觀測活動中形成的科技文件。如氣象、水文等觀測活動的科技文件，可按年度進行歸檔。

    3）應該作為科技檔案歸檔保存的科技管理性文件。

    （5）隨時歸檔。適用于下述情況：

    1）科技文件復制部門同科技檔案部門合一的設計單位的施工圖；

    2）機密性強的特殊科技文件；

    3）外來文件。如外購設備的隨機圖樣和文字說明材料，可隨時歸檔。

    10論述協作項目科技檔案收集工作的方法？

    （1） 對于協作項目科技檔案的收集，則應以主持單位作為收集的主渠道。

    具體方法是：各參加單位負責將各自承擔任務形式的科技文件收集齊全，經過鑒別整理，按要求移交給項目的主持單位，由主持單位將各參加單位匯集來的科技文件與本單位承擔該項目形成的科技文件一起進行系統整理，統一向本單位科技檔案部門移交歸檔。當本單位只是該協作項目的參加單位時，科技檔案部門只要求項目參與部門，將有關參與部分的科技文件按歸檔要求整理歸檔，如需要收集該檔案，向主持單位要求，以復制件形式進行收集。

    11試論基層科技檔案部門收集工作的方法與措施？

    （1）按歸檔制度接收科技文件歸檔。

    按照歸檔制度接收科技文件歸檔，是基層科技檔案部門收集科技檔案的基本方法。

    （2）明確和疏通科技檔案收集渠道，定向定內容進行收集。

    為了保證收集工作順利地進行，科技檔案部門必須明確和疏通具體的收集渠道，以便對科技檔案進行定向、定內容收集。

    （3）研究科技檔案的形成規律，把握收集時機。

    科技檔案部門應該掌握科技文件的形成規律，抓住科技文件形成的重要環節或關鍵階段，做好收集工作。

    （4）實行多種方式結合，做好科技檔案收集工作。

    為保證收集質量，提高收集效果，收集工作應實行多種形式互相結合的方式。

    12試述基本建設檔案的收集為什么要抓住工程驗收階段？

    或工程施工和竣工檔案的收集——————————？

    ①基建工程施工和竣工檔案的收集，關鍵是要抓住竣工驗收階段。

    ②基建工程的竣工，從文件形成的角度看，應該形成的科技文件都已經形成，有條件反映建筑物的實際面貌。從工作活動來看，基建工程的施工活動已經結束，將辦理移交手續，其中包括移交有關科技文件。即使就建設單位本身而言，圍繞此項工程建設形成的科技文件，也完成了其現行使命可以歸檔了。因此，抓住這一環節，做好科技檔案的收集工作，適應了文件的形成規律，是收集基建工程檔案工作的一條重要經驗。

    13試論確定科技專業檔案館的進館范圍應考慮哪些機關原則（因素）？

    進館范圍是科技專業檔案館業務建設的基礎，是合理構成科技專業檔案館館藏結構的依據。

    （1）價值原則。科技專業檔案館是永久保存檔案的基地，應接收具有重要價值并需要長遠保存的科技檔案。

    （2）專業原則。科技專業檔案館是國家專業信息的儲備中心，應根據專業分工的要求，保存本專業重要的科技檔案和相關的科技資料。

    （3）分級管理原則。我國的科技檔案是在集中統一管理體制原則指導下，按專業實行分級統一管理的。因此，進館范圍必須根據分級管理的原則通盤考慮。

    （4）綜合性原則。科技專業檔案館是應該保存本專業需要長遠保存的重要科技檔案，和需要永久保存的其他檔案。

    14論述科技檔案收集實行相關單位主送制？

    （1）科技專業檔案館接收科技檔案實行相關單位主送制，是對不同種類不同項目的科技檔案，按有關規定，分別確定其主送單位，采取重點接收的進館方式。

    （2）這是因為：一種產品的科技檔案，一項基建工程的檔案、同一型號設備的檔案、往往不止一個單位擁有；

    （3）相關單位主送制的作用，是在豐富館藏的過程中避免科技檔案內容的大量重復，有利于檔案館的業務建設，有利于保證館藏質量。

    15試述科技檔案分類方案的編制要求？

    （1） 要保證分類方案類目體系的嚴整性。

    1） 科技檔案分類方案是各級類目構成的一個等級系統。橫向各級同位類之間是并列關系，形成了“類列”，縱向的上下位類之間是從屬關系，構成了“關系”。

    2） 嚴整性就是要求同類列的類目之間應該平行并列，各類系應該線性排列。

    （2）科技檔案分類方案的類目體系應具有可包容性。即分類方案必須具有足夠的容量，其類目的設置，要能夠體現并容納本單位科技檔案的全部內容，使每一種和每一部分科技檔案，都能在類目體系中找到自己應有的位置。

    （3）科技檔案分類方案應具有相對穩定性。

    1） 分類是科技檔案管理的基礎，關系到管理工作的全局，如果分類發生變化，將引起業務管理的一系列變化，有些工作甚至要從頭做起。

    2） 在制定分類方案時，首先必須全面考察，使類目體系設計得科學、合理，對今后科技檔案的形成發展趨勢作出科學的預測，使分類方案具有更長的適用期。

    16試論如何設置科技檔案分類方案的類目體系？

    根據庫藏科技檔案的內容構成和形成規律等，遵循分類規則和編制要求，設計科學、合理的類目體系。

    （1）劃分大類，確定類別。大類是科技檔案分類方案的一級類目。要以科技檔案的種類作為標準，是劃分一級類目常用的方法。

    （2）劃分屬類，形成類系。劃分屬類的實質是展開類目，形成合理的類目層次。即以每一個級類目為基礎，以上位類和下位類的形式構成科技檔案的類系。

    （3）進行類目排序。一級類目的排列，應突出反映單位的基本職能活動，以便使用。各級屬類類目的排序，應根據具體情況而定。

    如：1）按主次關系排列；2）按一般和特殊的關系排列；3）按程序銜接關系排列等等；