二、通知
通知是運用最為廣泛的下行文，行政公文和黨的機關公文都把它列為主要文種。 《國家行政機關公文處理辦法》對通知所下的定義為： 適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。 《中國共產黨機關公文處理條例》給通知的定義是： 用于發(fā)布黨內法規(guī)、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發(fā)布要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行或者周知的事項。
(一)通知的特點
1.功能的多樣性
在下行文中，通知的功能是最為豐富的。它可以用來布置工作、傳達指示、曉諭事項、發(fā)布規(guī)章、批轉和轉發(fā)文件、任免干部等等。總之，下行文的主要功能，它幾乎都具備。
但通知在下行文中的規(guī)格，要低于命令、決議、決定、指示等文體。用它發(fā)布的規(guī)章，多是基層的，或是局部性的、非要害性的；用它布置工作、傳達指示的時候，文種的級別和行文的鄭重程度，明顯不如決定、指示。
2.運用的廣泛性
通知的發(fā)文機關，幾乎不受級別的限制。大到國家級的黨政機關，小到基層的企事業(yè)單位，都可以發(fā)布通知。
通知的受文對象也比較廣泛。在基層工作崗位上的干部和職工，接觸最多的上級公文就是通知。而且通知雖然從整體上看是下行文，但部分通知(如曉諭事項的通知)也可以發(fā)往不相隸屬機關。
3.一定的指導性
通知這一文體名稱，從字面上看不顯示指導的姿態(tài)，但事實上，多數通知都具有一定程度的指導性。用通知來發(fā)布規(guī)章、布置工作、傳達指示、轉發(fā)文件，都在實現(xiàn)著通知的指導功能，受文單位對通知的內容要認真學習，并在規(guī)定時間內完成通知布置的任務。
個別曉諭性的通知，特別是通知作為平行文發(fā)布的時候，可以沒有指導性或只有微弱的指導性。
4.較強的時效性
通知是一種制發(fā)比較快捷、運用比較靈便的公文文種，它所辦理的事項，都有比較明確的時間限制，受文機關要在規(guī)定的時間內辦理完成，不得拖延。
(二)通知的類型
1.會議通知
這類通知是以通知召開一個會議的有關事項為內容的，其形式有兩種：簡單的會議通知，只需明確開會的目的、時間、地點、出席人員等；另一種是較為復雜的會議通知，它的內容事關重大，參加人員較多，行文時不僅要明確會議名稱、會議內容、開會地點、開會事件，而且應把會議的目的、要求等具體事項交待清楚。
2.指示性通知
指示性通知用于上級機關根據工作需要和本機關的權限范圍，傳達要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行的事項。指示性通知與指示有相類似的作用，可以用于結合實際情況傳達上級請示、布置有關工作、規(guī)定有關政策，讓下級機關或其他單位辦理或者共同執(zhí)行。
3.批轉性通知
批轉性通知是用于上級機關根據工作需要和本機關的職權范圍批準并轉發(fā)下級機關的公文。上級機關所批轉的公文加以評價或者對公文中所涉及的事實加以說明、分析，還可以對如何執(zhí)行和落實所批轉的公文要求、措施和落實方法做出規(guī)定，或者對批轉公文中的不足方面提出補充意見。
4.轉發(fā)性通知
轉發(fā)性通知用于上級機關根據工作需要，向所屬下級機關轉發(fā)上級機關、平級機關和不相隸屬的公文。轉發(fā)性通知使被轉發(fā)公文的權威性得到證實，用以指導所屬下級機關結合實際情況，正確執(zhí)行公文內容或者從中學習借鑒有關經驗教訓。被轉發(fā)的公文成為通知的附件。
5.發(fā)布性通知
發(fā)布性通知是上級機關發(fā)布行政規(guī)定、條例、章則、辦法等規(guī)章制度和其他重要文件時使用的通知。
6.任免通知
任免通知是上級機關任免和聘用干部時對所屬下級機關下達的一種較為特殊的知照性通知。
(三)通知的寫作結構
通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。
1.標題
標題由常用的寫法有兩種：一種是發(fā)文機關、事由、文種三要素俱全，如《國務院關于嚴格控制農業(yè)生產資料價格的通知》，這種標題使人一目了然。另一種標題是只有發(fā)文事由和文種兩要素，如《關于春節(jié)放假的通知》。正式行文的通知，其標題不能只用“通知”二字。與其他公文標題相比，通知的標題一般語句長、字數多，特別是發(fā)布(印發(fā)、頒發(fā))、批轉、轉發(fā)性通知，標題要體現(xiàn)其不同通知的性質，因而標題比較難定，需要認真推敲。
2.正文
正文由緣由、內容、要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。
(1)一般事項性通知
一般事項性通知的正文，要寫清什么事情，如何處理等；任免通知，要寫任免與聘任人員的具體職務既可。有些不涉及本單位的任免通知，只是知照性，并無執(zhí)行要求，不需要辦理和執(zhí)行。
(2)指示性通知
指示性通知的正文，一般由三部分組成，即發(fā)文的緣由(或目的)、通知的具體事項和執(zhí)行要求。發(fā)文原因，一般來自兩個方面：一是上級或本單位的領導部門的指示或決定，也就是說明為什么要發(fā)該通知，或因存在什么問題，為達到什么目的，等等，在與通知事項之間常用“現(xiàn)通知如下”、“特作如下通知”、“現(xiàn)將有關事項通知如后”等承啟語，其后用冒號。通知事項，是通知的主體部分，一般是分段或分條敘述，因為是要執(zhí)行或辦理的，所以務必要寫得明確、具體、切實可行，不能模棱兩可，含糊不清，只有條理清晰，才能使受文對象便于迅速理解和執(zhí)行。執(zhí)行要求，這是通知正文的，一般多是“以上通知，望認真貫徹執(zhí)行”、“特此通知，望認真貫徹執(zhí)行”、“本通知自下發(fā)之日其實行”等結束語，但也有些通知的執(zhí)行要求不用上述結束詞語，對于如何執(zhí)行提得非常具體有力。除了篇段合一結構的通知外，執(zhí)行要求一般在撰寫時均須另起一行寫出，或作為具體事項中的最后一項，單獨列項寫出。
(3)批轉、轉發(fā)性通知
批轉、轉發(fā)性通知的正文，即是對被批轉、轉發(fā)的公文所寫的按語。這種按語，旨在表達上級機關的意圖，體現(xiàn)方針政策，因此具有很高的權威性和指令性。按語大體分為三種：一是說明性按語，即對原文的材料來源、行文目的、印發(fā)范圍等加以說明。二是指示性按語，即對原文內容進行概括、分析，提示基本精神，闡明重要意義。這種按語往往較長，主要作用是幫助讀者抓住重點、掌握實質。還有一種是批示性按語，即對重要意義的文字材料表示意見、態(tài)度、以及提出措施和方法。這種按語具有較強的權威性和指令性，對其所批示的公文持有鮮明的態(tài)度，對下級機關的執(zhí)行有具體的要求和措施。
(4)發(fā)布性通知
發(fā)布性通知的正文，一般由通知的根據和對所發(fā)布的行政法規(guī)、規(guī)章的貫徹實施要求組成。這類通知的正文較為簡短。
3.結尾
通知的正文結束后還要將發(fā)文機關名稱寫上，然后再寫成文日期，最后要加蓋公章。
