跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：

　　（1） 接單

　　（2） 跟進生產

　　（3） 催審單證

　　（4） 出貨跟蹤

　　（5） 制單結匯

　　一。接單的形式：在出口貿易中，最常見的是：

　　（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

　　（2） 確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。

　　而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。

　　還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。

　　要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

　　1.接單的程序： 詢盤，發盤，還盤，接受等環節。

　　（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

　　（2）發盤：（OFFER）又叫報價。是賣方向買方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

　　（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

　　（4）拒絕還盤 （Decline counter-offer）

　　（5）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

　　2.審單：即審核合同

　　2.1.審單內容：

　　產品名稱、規格

　　質量

　　數量

　　單價、總額

　　價格條款

　　付款方式

　　包裝要求

　　交貨期

　　交貨方式

　　2.2.審單方法：

　　（1）產品名稱，規格： 審查時產品代碼/型號是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？有很多公司和企業產品名稱的代碼/型號同時也代表了規格。

　　（2）質量：也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。

　　（3） 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2.5%，有的認為是5%.按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

　　（4）單價，總額的審查：

　　1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？

　　2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

　　（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

　　FOB （free on board， …named port of shipment）船上交貨價（指定裝運港的價格條件）

　　CIF （cost， insurance and freight， …named port of destination） 成本+保險費+運費（指定目的港）價格。

　　FCA （free carrier） （用于空運）by air

　　（6）付款方式審查：

　　1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。

　　2. 支付的貨幣能否接受？

　　（7）包裝要求的審查：

　　1. 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

　　2. 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

　　3. 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽 hangtag， price tag ，說明書， 嘜頭 shipping mark）

　　（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。

　　（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

　　注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

　　關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

　　1. 寄目錄，樣本：

　　2. 準備樣品。

　　（1） 工廠現有的款式

　　（2） 新款

　　（3） 客戶來樣。

　　要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。

　　作為跟單員，我們要做到：

　　A： 有完整的產品資料，主動進行宣傳。

　　B： 新品的成本，價格要進行核算。

　　C： 新品的制作要留有實樣。

　　D： 客戶的來樣要保存好原樣。

　　形式發票：PROFORMA INVOICE

　　買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交后不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。

　　為了區別于正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。 產品信息 （品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。

　　簽訂合同后跟單的主要程序：

　　以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉，（報關，報驗，裝船），制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：

　　備貨及生產跟單

　　催審單證

　　訂倉裝船

　　制單結匯

　　二、生產跟單

　　產前批辦：準備顏色辦，輔料樣辦，包裝樣辦，產前樣辦等給客人批，OK后開始生產大貨

　　2. 生產進度跟蹤（進度跟蹤表，訂單號，交貨日期，生產進度，問題解決）

　　3. 安排QC驗貨 （中期驗貨，走貨前驗貨）

　　4. 準備出貨

　　三、催審單證：大多數的支付方式是L/C.對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。

　　催證：貨物快完成時，要催證。

　　審證：審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。

　　改證：審證后發現問題如包裝上，總金額，有效期，拼寫錯誤等，必須要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

　　四、訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。

　　按CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。

　　首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

　　A. 貨柜選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20‘ （29 – 30立方/17.5噸） 40’ （ 58 – 61 立方/22.5噸）， 40‘H （68 –71立方/27.5噸）

　　B.制作裝箱單：裝箱單應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

　　C.跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。

　　按FOB成交的，只要將貨物送到指定裝貨港即可

　　五、制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環節。

　　A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。要在L/C的有效期內將單據送交銀行。出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。

　　B.結匯：如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。

　　生產企業跟單（工廠跟單）

　　生產過程跟單的流程：

　　1、下達生產通知書。跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。

　　2、分析生產能力。 生產通知單下達后，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？

　　3、制定生產計劃。

　　4、跟蹤生產進度

　　跟蹤生產進度的表單：生產日報表，生產進度控制表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。

　　5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

　　6. 有關訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的（或增加，或減少），有包裝上的，有交期的變更（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，如果是通用的，問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。