2011年商務英語入門到提高系列講座(11)

　　11、Business Correspondence(1) 　商務信函(1)

　　您是否遇到過這樣尷尬的情況：當你急需擬訂一封得體的英語商務書信時，卻覺得頭腦中千頭萬緒，不知該從何說起……也許正是這封小小的英文書信成為您事業的絆腳石，使您失去了在公司大展宏圖的機會。

　　但是，為什么不把英語商務書信變成助您平步青云的階梯呢?變成您廣交朋友的機會呢?事實上，商務信函都有一定的格式可循，并非"難于上青天"。從本課開始，入門篇將開始向您詳細講解如何書寫英語商務書信，助您在最短的時間內掌握寫出一手漂亮英文書信的秘訣。

　　本課的單詞和重點句型。

　　recipient 　　收信人

　　salutation 　　稱呼

　　enclosure 　　附件

　　signature 　　　簽名

　　Company Limited 　　　責任有限公司

　　Corporation 　　　　　責任有限公司(美)

　　Incorporated 　　　　　責任有限公司(美)

　　Yours faithfully 　　　　您忠誠的

　　Yours Sincerely 　　　　您忠誠的

　　Best Wishes 　　　　　謹致問候

　　書寫商務信函，首先要對商務書信的編排格式做到心中有數，下面我們就來看看書信的編排格式列表：

　　Heading 信頭

　　Date 日期

　　Recipient's name and address 收信人名址

　　Salutation 稱呼

　　Subject 主題

　　Body 正文

　　----------------------

　　--------------------

　　Complimentary close 結束敬語

　　Signature 簽名

　　Enclosure Notation 附件說明

　　從列表中，我們可以清楚地看出商務信件同一般英文信件一樣，首先要標明信頭(Heading)和信內地址(Inside Address)。 信頭的主要內容是發信人的姓名、公司名稱、地址、發信日期等。但是在商務書信中，許多公司已經印好了自己帶信頭的信紙，所以我們不必再為重復書寫公司名稱、地址煩心了。

　　不過我們還是要在印好的信頭下面加上發信日期的。日期的書寫可分為美式和英式兩種：

　　美式的寫法是按照的月-日-年的順序，比如： 2000年5月9日：May 9, 2000，May 9th, 2000, 或者5/9/2000。

　　當然，你也可以根據情況，使用英式的寫法。 注意，英式的順序是日-月-年： 9 May, 2000， 9th May, 2000

　　有了發信人的地址，自然還要注明收信人的地址，這就是信內地址(Inside Address)。比如：

　　Mr. R James

　　T F Consultancy

　　29 Lower Village Rd.

　　London SE17 2ST

　　翻譯成中文就是：倫敦洛爾莊路29號，TF咨詢公司，R. 詹姆斯先生。郵政編碼：SE17 2ST 你是否留意到，原文地址和所翻譯的中文的地址順序恰恰相反。這是因為英文地址是按照從小到大的順序來書寫的，即： 人名--公司的具體地址--城市名+ 郵政編碼--國家。

　　另外在地址中，為了顯得更簡潔，還常用到下面的幾個縮寫詞： Rd.= Road(路); St.=Street(街); Sq.=Square(廣場); P.O.B= Post Office Box(郵政信箱); # 24= 24號(美式用法); No.24= 24號(英式用法)

　　所以如果說"公園廣場 44號"，就可以表達為：44 Park Sq.，而"中山路"，則是：Zhongshan St. 公司的名稱也是商務信件必不可少的一項。 一般來說，國外絕大多數公司、企業都是責任有限公司(Company Limited)，縮寫為Co. Ltd.。 在美國，責任有限公司叫Corporation 或者 Incorporated，縮寫為Corp. or Inc.。

　　例如微軟的全稱是Microsoft Corporation, 而"摩托羅拉"則是Motorola, Inc. 完成了地址一項，你就要寫信件開頭的問候語(Salutation)和結尾的敬語(Complimentary close)等等。雖說這些都是客套話，但是在商務信件中卻是必不可少的。

　　如果你不知道對方的姓名，可以用最客氣的方式來問候他/她：

　　Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 來稱呼對方。

　　這時要用Yours faithfully (您忠誠的)來作為信尾簽名之前的用語。

　　如果你知道對方的名字，則可以標明對方姓名，來顯得更親切些：

　　Dr Green 格林博士(大夫)

　　Mr. Green 格林先生

　　Mrs. Green 格林夫人

　　Ms Green 格林女士

　　Miss Green 格林小姐

　　結尾用Yours Sincerely(您忠誠的)就可以了。

　　如果收信人是你的朋友或關系親密的同事，就直接用名字，不用姓： Dear James 親愛的詹姆斯

　　因為是你的朋友，結尾時當然要給出最真誠的祝福，所以你可以用：Best Wishes/ regards

　　最后，在結束敬語后，需要加上你的簽名，并在下面打印你的全名和職稱。比如：

　　Yours sincerely

　　Signature

　　John Lee General Manager

　　學完了這一課，你應該能掌握書信的格式了，在下一課中，我們會講到商務信函的內容編排和常用句型。希望你能隨著課程能一步步地提高自己的寫作技巧。