船公司或其代理收到貨運代理的托運單（訂艙單）后，經審核貨名、重量、尺碼、卸貨港或到達地后，認為可予接受的，即在托運單各聯上填寫船名、航次、編號（此編號俗稱關單號，與該批貨物的提單號保持一致），抽留其所需各聯，在托運單中的裝貨單一聯上蓋好簽章，連同其余各聯退回貨運代理，作為對該批貨物訂艙的確認。此時，承、托運雙方之間的運輸合同即告成立。船公司或其代理必須保證供應集裝箱箱量或艙位，按時配載裝運，及時簽發提單。 
集裝箱貨物托運單一式九聯，其核心單據則為裝貨單和場站收。以下對這兩種單據的作用，作簡要說明。 
托運單第五聯名為“場站收據副本”，相當于傳統散貨海運出口時的“裝貨單”，故在該聯上方冠有“裝貨單(Shipping Order，S/O)”字樣。此聯是托運單的核心。它由托運人蓋章確認托運，由承運人在接受訂艙（訂箱）后上加列船名、航次和編號，由海關放行后在此聯上加蓋“放行章”，船公司憑海關章才可將貨物裝上船。此聯也稱“關單”。 
裝貨單是承運人確認承運貨物的證明，是海關出口貨物進行監管的單據，是承運人通知裝運船舶接貨裝船的命令。 
托運單第七聯名為“場站收據(Dock Receipt，D/R)”，相當于傳統散貨海運出口時的“收貨單（大副收據）”。整箱貨由堆場收到集裝箱后在上面簽字、拼箱貨由貨運站收訖貨物后在上面簽字后退還托運人，托運人憑此聯向船公司或其代理人換取正本提單。此聯一俟堆場或場站工作人員簽字后，承運人便開始承擔責任，也就是說，賣方的風險從簽字一刻起轉移給了買方。 
場站收據是貨運站收貨的憑證，是劃分承、托雙方責任的重要依據，是發貨人憑以換取提單的唯一憑證。 
 3、投保 
在履行CIF出口合同時，在配艙就緒、確定船名、航次和裝運日期后，出口企業應于貨物運離倉庫或其他儲存處所前，按照出口合同和信用證的規定向保險公司辦理投保手續，以取得約定的保險單據。 
在辦理投保手續時，通常應填寫“投保單”(Application For Transportation Insurance)，列明投保人名稱、貨名、數量、包裝和標志、預計起航日期、投保險別、保險金額等。有時也有出口企業利用現成發票副本替代投保單。保險公司根據投保單考慮接受承保，并繕制簽發保險單。 
4、報關 
出口貨物離境前（交付裝運前），通常需經五個環節：出口申報、審核單證、查驗貨物、辦理征稅、清關放行。這個過程也稱海關清關(Customs Clearance)，或稱“通關”。 
(1). 出口申報 
出口申報是指發貨人（出口企業）或其代理（貨運代理或報關行）在海關規定的期限內，以書面方式向海關報告出口貨物的情況，隨附有關貨運和商業單據，申請海關審查放行，并對所報告內容的真實準確性承擔法律責任的行為。出口申報，習稱“出口報關”。 
出口申報時間：出口貨物的報關時限是在裝貨的24小時以前（海關特準的除外）。 
出口申報單證通常有：出口貨物報關單外，商業發票、裝箱單（但大宗散裝貨及單一品種且包裝內容一致的件裝貨物，不需裝箱單）、裝貨單(S/O)、出口收匯核銷單等。此外，還有國家有關法律、法規規定實行特殊管制的證件，如出口許可證、商品檢驗證等。 
出口集裝箱貨物進入集裝箱堆場后，貨運代理作為報關單位，應及時向海關遞交出口貨物報關單，隨附上述報關單據。報關員向海關遞交報關單，即意味著清關（通關）工作正式開始。報關單位及其報關員必須承擔相應的法律和經濟責任。 
(2). 審核單證 
海關接受出口申報后，應對報關員所遞交的所有單證進行審核。通常是以出口貨物報關單為基礎，根據有關國家法律、行政法規的規定，核對所收到的報關單證是否齊全、正確、有效，內容是否一致等。 
如果所審核的單證符合國家法律、法規的規定，所交驗的單證齊全、無誤，海關隨即著手對出口貨物進行查驗。 
(3). 查驗貨物 
查驗出口貨物，是指海關以出口貨物報關單和其他報關單證為依據，在海關監管區域內對出口貨物進行檢查和核對。在查驗過程中，海關檢查出口貨物的名稱、品質規格、包裝狀況、數量重量、標記嘜碼、生產或貿易國別等事項是否與出口報關單和其他證件相符，以防止非法出口、走私及偷漏關稅等。 
海關查驗集裝箱貨物，一般在集裝箱堆場和港區碼頭堆場。在特定情況下，可經海關同意派員去發貨人的倉庫或工廠查驗。海關查驗貨物時，報關單位應派員到場提供協助，并應海關要求，隨時提供有關單證、文件及必要的資料。 
(4). 辦理征稅 
征收出口稅是海關的基本業務之一。由于征收出口稅必將增加出口貨物成本，影響其在國際市場上的競爭力，因此，許多國家對其出口貨物大部分不征收出口稅。 
我國目前征收出口稅的貨物有紡織品、服裝等，按規定應當繳納出口稅的出口貨物，當海關查驗貨物，認為情況正常后，由海關根據我國《關稅條例》和《海關稅則》規定征收出口稅。出口企業或其代理在向海關按規定稅率繳清稅款或提供適當擔保后，海關方可簽章放行。

(5). 清關放行 
清關放行是海關對出口貨物進行監管的最后一項業務程序。出口企業或其代理(貨運代理)按海關規定辦妥出口申報(報關)，經海關審核單證、查驗貨物和征收出口稅后，海關解除對貨物的監管，準予裝運出境。 
在放行前，海關派專人負責審查核批貨物的全部報關單證及查驗貨物記錄，并簽署認可，然后在裝貨單(在海運情況下)上蓋放行章，貨方才能憑該裝貨單(S／O)要求船方裝運出境。 
同時，海關在出口收匯核銷單上加蓋驗訖章，退報關員，以供出口企業憑此到外匯管理局辦理出口收匯核銷手續。 
5、裝運 
采用集裝箱班輪運輸的情況下，承運船舶抵港前，出口企業或其貨運代理應根據港區所做的進棧計劃，將經出口清關由海關加上鉛封(Seal)的集裝箱存放于港區指定堆場。港區外輪理貨員憑場站收據副本大副聯進行理貨配載。 
船舶抵港后，由港區向托運人簽收“繳納出口貨物港務費申請書”后，辦理裝船。裝船完畢，由船長或大副在場站收據(正本)上簽署，表明貨物已收妥。出口企業或貨運代理可憑大副收據向船公司或其代理換取已裝船提單。 
6、發裝運通知 
在CIF合同下，按國際慣例以及我出口業務中的習慣做法，我出口企業于貨物裝運（裝船）后應向國外買方以電訊方式及時發出裝運通知，或稱“裝船通知”(Shipping Advice)，以便買方為收取貨物事先采取必需的措施。 
裝運通知的內容一般有合同或確認書號、信用證號、貨物名稱、數量、總值、嘜頭、裝運口岸、裝運日期、船名、航次等。現舉例如下： 
Order No. RAP-599/2003, Credit No. DC LDI300954, Cushion Cover 20000 pcs into 200 cartons and Rugs 4500 pcs into 150 cartons and total into one 40’ container, CIF value USD74,150.00, Shipped on board on 08 Aug. 2003 on the vessel name: Han Jiang He, Voyage No. 331E, ETA Felixstowe date:  on or about 02 Sep. 2003. 
譯文：定單號碼RAP-599/2003，信用證號碼DC LDI300954，坐墊套20000個，裝200箱，掛毯4500條，裝150箱，共計一個40尺集裝箱，CIF金額74,150.00美元，2003年8月8日裝上漢江河號海輪，航次V. 331E，約9月2日到達斐里克斯托港。 
從以上出口合同履行的環節可以看出，在出口合同履行過程中，貨、證、船的銜接是一項極其細致而又復雜的工作。因此，出口企業必須加強對出口合同的管理，建立起能反映出口合同執行情況的進程管理制度。 
四、制單結匯 
貨物裝運后，出口企業應立即按照信用證的規定，正確繕制各種單據（有的單據在貨物裝運前就應準備好），并在信用證規定的交單期內和信用證的有效期內，將各種單據和必要的憑證送交指定的銀行辦理要求付款，承兌或議付手續，并向銀行進行結匯。 
1、制單要求 
現代國際貿易絕大部分采用象征性交貨方式，在出口業務中做好單據工作，對及時安全收匯，有特別重要的意義。在信用業務中，由于銀行只憑信用證，不管買賣合同，只憑單據，不管貨物，對單據的要求就更為嚴格。因此對于出口單據，必須符合正確、完整、及時、簡明、整潔的要求。（詳見本書緒論） 
2、常用的出口單據 
出口單據的種類很多，究竟需提交哪些單據，其內容、份數和制作方法如何，應按照不同交易的買賣合同與信用證的規定。在以信用證方式結算貨款的交易中，提交的單據則必須與信用證條款的規定嚴格相符。 
茲將在履行CIF出口合同、使用班輪運輸情況下，常用的出口單據的用途作扼要說明如下： 
 (1)．商業發票 
商業發票(Commercial Invoice)，簡稱發票(Invoice)，是出口商向進口商開立的發貨價目清單，是買賣雙方記賬的依據，也是進出口報關繳稅所不可缺少的單據之一，是裝運貨物的總說明。在有的即期信用證業務中，發票替代匯票作為付款的憑證。因為發票全面反映了所交付的貨物的狀況，發票是出口商必須提供的主要單據之一。 
(2)．匯票 
在現代國際貨款結算中，非現金結算占主要地位，票據則是非現金結算中基本的支付工具。包括匯票、支票、本票三種，在國際結算中，主要使用匯票。在出口交易中，貨款的收付通常使用隨附單據的“跟單匯票”，出口商通過匯票采用”逆匯”法向進口商收取貨款。 
(3)．運輸單據 
海洋運輸時大都使用海運提單， 海運提單(Ocean Bill of Lading)，簡稱提單(B/L)，是由船公司或其代理人簽發的，證明已收到特定的貨物，允諾將貨物運到特定的目的地，并交付收貨人的書面憑證。它的性質和作用是：提單是承運人或其代理人簽發的貨物收據(Receipt for the Goods)，證明已按提單所列內容收到貨物。提單是貨物所有權的憑證(Document of Title)，提單的合法持有人有權憑提單向承運人或其代理人提取貨物，也可以在貨物到達前辦理轉讓, 或者憑提單向銀行辦理抵押貸款。提單是承運人與托運人之間訂立的運輸合同的證明(Evidence of Contract)，也是承運人與托運人和／或收貨人處理雙方權利、義務的依據。CIF出口合同項下，海運提單是出口商必須提交的單據之一。 
(4)．包裝單據 
包裝單據是指一切記載或描述商品包裝情況的單據，它是商業發票的補充單據。除散裝貨外，一般進口商均要求出口商提供包裝單據。不同商品有不同的包裝裝單據，常用的有裝箱單(Packing List)、重量單(Weight List)、尺碼單(Measurement List)和磅碼單(Weitght Memo)等。 
(5)．保險單據 
保險單是合格的保險合同證明，出險時，被保險人可以憑保險單要求賠償；保險單是賠償權的證明文件，是一種潛在的利益憑證；保險單背書后，可以隨貨物所有權的轉移而進行轉讓；若被保貨物發生投保責任范圍內的損失，可以憑保險單到保險公司理賠，獲得經濟上的補償；保險單也是CIF/CIP合同項下的受益人（出口商）向銀行進行交單結匯的單據之一。

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