船公司或其代理收到貨運(yùn)代理的托運(yùn)單（訂艙單）后，經(jīng)審核貨名、重量、尺碼、卸貨港或到達(dá)地后，認(rèn)為可予接受的，即在托運(yùn)單各聯(lián)上填寫船名、航次、編號(hào)（此編號(hào)俗稱關(guān)單號(hào)，與該批貨物的提單號(hào)保持一致），抽留其所需各聯(lián)，在托運(yùn)單中的裝貨單一聯(lián)上蓋好簽章，連同其余各聯(lián)退回貨運(yùn)代理，作為對(duì)該批貨物訂艙的確認(rèn)。此時(shí)，承、托運(yùn)雙方之間的運(yùn)輸合同即告成立。船公司或其代理必須保證供應(yīng)集裝箱箱量或艙位，按時(shí)配載裝運(yùn)，及時(shí)簽發(fā)提單。 
集裝箱貨物托運(yùn)單一式九聯(lián)，其核心單據(jù)則為裝貨單和場(chǎng)站收。以下對(duì)這兩種單據(jù)的作用，作簡要說明。 
托運(yùn)單第五聯(lián)名為“場(chǎng)站收據(jù)副本”，相當(dāng)于傳統(tǒng)散貨海運(yùn)出口時(shí)的“裝貨單”，故在該聯(lián)上方冠有“裝貨單(Shipping Order，S/O)”字樣。此聯(lián)是托運(yùn)單的核心。它由托運(yùn)人蓋章確認(rèn)托運(yùn)，由承運(yùn)人在接受訂艙（訂箱）后上加列船名、航次和編號(hào)，由海關(guān)放行后在此聯(lián)上加蓋“放行章”，船公司憑海關(guān)章才可將貨物裝上船。此聯(lián)也稱“關(guān)單”。 
裝貨單是承運(yùn)人確認(rèn)承運(yùn)貨物的證明，是海關(guān)出口貨物進(jìn)行監(jiān)管的單據(jù)，是承運(yùn)人通知裝運(yùn)船舶接貨裝船的命令。 
托運(yùn)單第七聯(lián)名為“場(chǎng)站收據(jù)(Dock Receipt，D/R)”，相當(dāng)于傳統(tǒng)散貨海運(yùn)出口時(shí)的“收貨單（大副收據(jù)）”。整箱貨由堆場(chǎng)收到集裝箱后在上面簽字、拼箱貨由貨運(yùn)站收訖貨物后在上面簽字后退還托運(yùn)人，托運(yùn)人憑此聯(lián)向船公司或其代理人換取正本提單。此聯(lián)一俟堆場(chǎng)或場(chǎng)站工作人員簽字后，承運(yùn)人便開始承擔(dān)責(zé)任，也就是說，賣方的風(fēng)險(xiǎn)從簽字一刻起轉(zhuǎn)移給了買方。 
場(chǎng)站收據(jù)是貨運(yùn)站收貨的憑證，是劃分承、托雙方責(zé)任的重要依據(jù)，是發(fā)貨人憑以換取提單的唯一憑證。 
 3、投保 
在履行CIF出口合同時(shí)，在配艙就緒、確定船名、航次和裝運(yùn)日期后，出口企業(yè)應(yīng)于貨物運(yùn)離倉庫或其他儲(chǔ)存處所前，按照出口合同和信用證的規(guī)定向保險(xiǎn)公司辦理投保手續(xù)，以取得約定的保險(xiǎn)單據(jù)。 
在辦理投保手續(xù)時(shí)，通常應(yīng)填寫“投保單”(Application For Transportation Insurance)，列明投保人名稱、貨名、數(shù)量、包裝和標(biāo)志、預(yù)計(jì)起航日期、投保險(xiǎn)別、保險(xiǎn)金額等。有時(shí)也有出口企業(yè)利用現(xiàn)成發(fā)票副本替代投保單。保險(xiǎn)公司根據(jù)投保單考慮接受承保，并繕制簽發(fā)保險(xiǎn)單。 
4、報(bào)關(guān) 
出口貨物離境前（交付裝運(yùn)前），通常需經(jīng)五個(gè)環(huán)節(jié)：出口申報(bào)、審核單證、查驗(yàn)貨物、辦理征稅、清關(guān)放行。這個(gè)過程也稱海關(guān)清關(guān)(Customs Clearance)，或稱“通關(guān)”。 
(1). 出口申報(bào) 
出口申報(bào)是指發(fā)貨人（出口企業(yè)）或其代理（貨運(yùn)代理或報(bào)關(guān)行）在海關(guān)規(guī)定的期限內(nèi)，以書面方式向海關(guān)報(bào)告出口貨物的情況，隨附有關(guān)貨運(yùn)和商業(yè)單據(jù)，申請(qǐng)海關(guān)審查放行，并對(duì)所報(bào)告內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確性承擔(dān)法律責(zé)任的行為。出口申報(bào)，習(xí)稱“出口報(bào)關(guān)”。 
出口申報(bào)時(shí)間：出口貨物的報(bào)關(guān)時(shí)限是在裝貨的24小時(shí)以前（海關(guān)特準(zhǔn)的除外）。 
出口申報(bào)單證通常有：出口貨物報(bào)關(guān)單外，商業(yè)發(fā)票、裝箱單（但大宗散裝貨及單一品種且包裝內(nèi)容一致的件裝貨物，不需裝箱單）、裝貨單(S/O)、出口收匯核銷單等。此外，還有國家有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定實(shí)行特殊管制的證件，如出口許可證、商品檢驗(yàn)證等。 
出口集裝箱貨物進(jìn)入集裝箱堆場(chǎng)后，貨運(yùn)代理作為報(bào)關(guān)單位，應(yīng)及時(shí)向海關(guān)遞交出口貨物報(bào)關(guān)單，隨附上述報(bào)關(guān)單據(jù)。報(bào)關(guān)員向海關(guān)遞交報(bào)關(guān)單，即意味著清關(guān)（通關(guān)）工作正式開始。報(bào)關(guān)單位及其報(bào)關(guān)員必須承擔(dān)相應(yīng)的法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 
(2). 審核單證 
海關(guān)接受出口申報(bào)后，應(yīng)對(duì)報(bào)關(guān)員所遞交的所有單證進(jìn)行審核。通常是以出口貨物報(bào)關(guān)單為基礎(chǔ)，根據(jù)有關(guān)國家法律、行政法規(guī)的規(guī)定，核對(duì)所收到的報(bào)關(guān)單證是否齊全、正確、有效，內(nèi)容是否一致等。 
如果所審核的單證符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定，所交驗(yàn)的單證齊全、無誤，海關(guān)隨即著手對(duì)出口貨物進(jìn)行查驗(yàn)。 
(3). 查驗(yàn)貨物 
查驗(yàn)出口貨物，是指海關(guān)以出口貨物報(bào)關(guān)單和其他報(bào)關(guān)單證為依據(jù)，在海關(guān)監(jiān)管區(qū)域內(nèi)對(duì)出口貨物進(jìn)行檢查和核對(duì)。在查驗(yàn)過程中，海關(guān)檢查出口貨物的名稱、品質(zhì)規(guī)格、包裝狀況、數(shù)量重量、標(biāo)記嘜碼、生產(chǎn)或貿(mào)易國別等事項(xiàng)是否與出口報(bào)關(guān)單和其他證件相符，以防止非法出口、走私及偷漏關(guān)稅等。 
海關(guān)查驗(yàn)集裝箱貨物，一般在集裝箱堆場(chǎng)和港區(qū)碼頭堆場(chǎng)。在特定情況下，可經(jīng)海關(guān)同意派員去發(fā)貨人的倉庫或工廠查驗(yàn)。海關(guān)查驗(yàn)貨物時(shí)，報(bào)關(guān)單位應(yīng)派員到場(chǎng)提供協(xié)助，并應(yīng)海關(guān)要求，隨時(shí)提供有關(guān)單證、文件及必要的資料。 
(4). 辦理征稅 
征收出口稅是海關(guān)的基本業(yè)務(wù)之一。由于征收出口稅必將增加出口貨物成本，影響其在國際市場(chǎng)上的競爭力，因此，許多國家對(duì)其出口貨物大部分不征收出口稅。 
我國目前征收出口稅的貨物有紡織品、服裝等，按規(guī)定應(yīng)當(dāng)繳納出口稅的出口貨物，當(dāng)海關(guān)查驗(yàn)貨物，認(rèn)為情況正常后，由海關(guān)根據(jù)我國《關(guān)稅條例》和《海關(guān)稅則》規(guī)定征收出口稅。出口企業(yè)或其代理在向海關(guān)按規(guī)定稅率繳清稅款或提供適當(dāng)擔(dān)保后，海關(guān)方可簽章放行。

(5). 清關(guān)放行 
清關(guān)放行是海關(guān)對(duì)出口貨物進(jìn)行監(jiān)管的最后一項(xiàng)業(yè)務(wù)程序。出口企業(yè)或其代理(貨運(yùn)代理)按海關(guān)規(guī)定辦妥出口申報(bào)(報(bào)關(guān))，經(jīng)海關(guān)審核單證、查驗(yàn)貨物和征收出口稅后，海關(guān)解除對(duì)貨物的監(jiān)管，準(zhǔn)予裝運(yùn)出境。 
在放行前，海關(guān)派專人負(fù)責(zé)審查核批貨物的全部報(bào)關(guān)單證及查驗(yàn)貨物記錄，并簽署認(rèn)可，然后在裝貨單(在海運(yùn)情況下)上蓋放行章，貨方才能憑該裝貨單(S／O)要求船方裝運(yùn)出境。 
同時(shí)，海關(guān)在出口收匯核銷單上加蓋驗(yàn)訖章，退報(bào)關(guān)員，以供出口企業(yè)憑此到外匯管理局辦理出口收匯核銷手續(xù)。 
5、裝運(yùn) 
采用集裝箱班輪運(yùn)輸?shù)那闆r下，承運(yùn)船舶抵港前，出口企業(yè)或其貨運(yùn)代理應(yīng)根據(jù)港區(qū)所做的進(jìn)棧計(jì)劃，將經(jīng)出口清關(guān)由海關(guān)加上鉛封(Seal)的集裝箱存放于港區(qū)指定堆場(chǎng)。港區(qū)外輪理貨員憑場(chǎng)站收據(jù)副本大副聯(lián)進(jìn)行理貨配載。 
船舶抵港后，由港區(qū)向托運(yùn)人簽收“繳納出口貨物港務(wù)費(fèi)申請(qǐng)書”后，辦理裝船。裝船完畢，由船長或大副在場(chǎng)站收據(jù)(正本)上簽署，表明貨物已收妥。出口企業(yè)或貨運(yùn)代理可憑大副收據(jù)向船公司或其代理換取已裝船提單。 
6、發(fā)裝運(yùn)通知 
在CIF合同下，按國際慣例以及我出口業(yè)務(wù)中的習(xí)慣做法，我出口企業(yè)于貨物裝運(yùn)（裝船）后應(yīng)向國外買方以電訊方式及時(shí)發(fā)出裝運(yùn)通知，或稱“裝船通知”(Shipping Advice)，以便買方為收取貨物事先采取必需的措施。 
裝運(yùn)通知的內(nèi)容一般有合同或確認(rèn)書號(hào)、信用證號(hào)、貨物名稱、數(shù)量、總值、嘜頭、裝運(yùn)口岸、裝運(yùn)日期、船名、航次等。現(xiàn)舉例如下： 
Order No. RAP-599/2003, Credit No. DC LDI300954, Cushion Cover 20000 pcs into 200 cartons and Rugs 4500 pcs into 150 cartons and total into one 40’ container, CIF value USD74,150.00, Shipped on board on 08 Aug. 2003 on the vessel name: Han Jiang He, Voyage No. 331E, ETA Felixstowe date:  on or about 02 Sep. 2003. 
譯文：定單號(hào)碼RAP-599/2003，信用證號(hào)碼DC LDI300954，坐墊套20000個(gè)，裝200箱，掛毯4500條，裝150箱，共計(jì)一個(gè)40尺集裝箱，CIF金額74,150.00美元，2003年8月8日裝上漢江河號(hào)海輪，航次V. 331E，約9月2日到達(dá)斐里克斯托港。 
從以上出口合同履行的環(huán)節(jié)可以看出，在出口合同履行過程中，貨、證、船的銜接是一項(xiàng)極其細(xì)致而又復(fù)雜的工作。因此，出口企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)出口合同的管理，建立起能反映出口合同執(zhí)行情況的進(jìn)程管理制度。 
四、制單結(jié)匯 
貨物裝運(yùn)后，出口企業(yè)應(yīng)立即按照信用證的規(guī)定，正確繕制各種單據(jù)（有的單據(jù)在貨物裝運(yùn)前就應(yīng)準(zhǔn)備好），并在信用證規(guī)定的交單期內(nèi)和信用證的有效期內(nèi)，將各種單據(jù)和必要的憑證送交指定的銀行辦理要求付款，承兌或議付手續(xù)，并向銀行進(jìn)行結(jié)匯。 
1、制單要求 
現(xiàn)代國際貿(mào)易絕大部分采用象征性交貨方式，在出口業(yè)務(wù)中做好單據(jù)工作，對(duì)及時(shí)安全收匯，有特別重要的意義。在信用業(yè)務(wù)中，由于銀行只憑信用證，不管買賣合同，只憑單據(jù)，不管貨物，對(duì)單據(jù)的要求就更為嚴(yán)格。因此對(duì)于出口單據(jù)，必須符合正確、完整、及時(shí)、簡明、整潔的要求。（詳見本書緒論） 
2、常用的出口單據(jù) 
出口單據(jù)的種類很多，究竟需提交哪些單據(jù)，其內(nèi)容、份數(shù)和制作方法如何，應(yīng)按照不同交易的買賣合同與信用證的規(guī)定。在以信用證方式結(jié)算貨款的交易中，提交的單據(jù)則必須與信用證條款的規(guī)定嚴(yán)格相符。 
茲將在履行CIF出口合同、使用班輪運(yùn)輸情況下，常用的出口單據(jù)的用途作扼要說明如下： 
 (1)．商業(yè)發(fā)票 
商業(yè)發(fā)票(Commercial Invoice)，簡稱發(fā)票(Invoice)，是出口商向進(jìn)口商開立的發(fā)貨價(jià)目清單，是買賣雙方記賬的依據(jù)，也是進(jìn)出口報(bào)關(guān)繳稅所不可缺少的單據(jù)之一，是裝運(yùn)貨物的總說明。在有的即期信用證業(yè)務(wù)中，發(fā)票替代匯票作為付款的憑證。因?yàn)榘l(fā)票全面反映了所交付的貨物的狀況，發(fā)票是出口商必須提供的主要單據(jù)之一。 
(2)．匯票 
在現(xiàn)代國際貨款結(jié)算中，非現(xiàn)金結(jié)算占主要地位，票據(jù)則是非現(xiàn)金結(jié)算中基本的支付工具。包括匯票、支票、本票三種，在國際結(jié)算中，主要使用匯票。在出口交易中，貨款的收付通常使用隨附單據(jù)的“跟單匯票”，出口商通過匯票采用”逆匯”法向進(jìn)口商收取貨款。 
(3)．運(yùn)輸單據(jù) 
海洋運(yùn)輸時(shí)大都使用海運(yùn)提單， 海運(yùn)提單(Ocean Bill of Lading)，簡稱提單(B/L)，是由船公司或其代理人簽發(fā)的，證明已收到特定的貨物，允諾將貨物運(yùn)到特定的目的地，并交付收貨人的書面憑證。它的性質(zhì)和作用是：提單是承運(yùn)人或其代理人簽發(fā)的貨物收據(jù)(Receipt for the Goods)，證明已按提單所列內(nèi)容收到貨物。提單是貨物所有權(quán)的憑證(Document of Title)，提單的合法持有人有權(quán)憑提單向承運(yùn)人或其代理人提取貨物，也可以在貨物到達(dá)前辦理轉(zhuǎn)讓, 或者憑提單向銀行辦理抵押貸款。提單是承運(yùn)人與托運(yùn)人之間訂立的運(yùn)輸合同的證明(Evidence of Contract)，也是承運(yùn)人與托運(yùn)人和／或收貨人處理雙方權(quán)利、義務(wù)的依據(jù)。CIF出口合同項(xiàng)下，海運(yùn)提單是出口商必須提交的單據(jù)之一。 
(4)．包裝單據(jù) 
包裝單據(jù)是指一切記載或描述商品包裝情況的單據(jù)，它是商業(yè)發(fā)票的補(bǔ)充單據(jù)。除散裝貨外，一般進(jìn)口商均要求出口商提供包裝單據(jù)。不同商品有不同的包裝裝單據(jù)，常用的有裝箱單(Packing List)、重量單(Weight List)、尺碼單(Measurement List)和磅碼單(Weitght Memo)等。 
(5)．保險(xiǎn)單據(jù) 
保險(xiǎn)單是合格的保險(xiǎn)合同證明，出險(xiǎn)時(shí)，被保險(xiǎn)人可以憑保險(xiǎn)單要求賠償；保險(xiǎn)單是賠償權(quán)的證明文件，是一種潛在的利益憑證；保險(xiǎn)單背書后，可以隨貨物所有權(quán)的轉(zhuǎn)移而進(jìn)行轉(zhuǎn)讓；若被保貨物發(fā)生投保責(zé)任范圍內(nèi)的損失，可以憑保險(xiǎn)單到保險(xiǎn)公司理賠，獲得經(jīng)濟(jì)上的補(bǔ)償；保險(xiǎn)單也是CIF/CIP合同項(xiàng)下的受益人（出口商）向銀行進(jìn)行交單結(jié)匯的單據(jù)之一。

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