倘若合同對包裝未作具體規定，按《聯合國國際貨物銷售合同公約》規定：“應按照同類貨物通用的方式裝箱或包裝”。 
應當指出，上述規定，實際是對賣方交貨有關包裝方面的最低要求。 
在實際業務中，如果對包裝未作具體規定或規定不明確的，可以通過協議補充，達不成協議的，按照合同有關條款或交易習慣確定。 
此時，以前買賣雙方的交往情況和買方對包裝的要求，以及有關的行業慣例，都可成為對合同解釋的補充因素，并對賣方有法律約束作用。 
為此，在備貨過程中，對貨物的內、外包裝和裝潢，均須認真進行核對檢查，如發現有包裝不良或破損情況，應及時進行修整或更換包裝，以免在裝運后造成收匯困難。 
（3）包裝標志 
“包裝標志”應按合同規定或客戶要求刷制。 
運輸標志(嘜頭，Shipping  Mark)的式樣，如合同無具體規定，或客戶對此又無要求的，則由我方自行選定刷制。自行選定的運輸標志，必須使用特定文字的(如海灣國家要求用阿拉伯文)，一般應予照辦。 
標志的刷寫部位和文字大小要適當，圖案字跡要清楚，使用的顏料要不褪色。 
還有，在保證商品質量不變和不違反出口合同的前提下，應盡可能壓縮貨物包裝的體積或降低貨物包裝的重量，以節約運費支出。 
(4)數量 
1）貨物數量必須符合出口合同的規定 
貨物的數量，是國際貨物買賣合同的主要條件之一，賣方有按合同規定的數量交付貨物的重要義務。是否按合同規定數量交付貨物，不僅是衡量買賣合同是否得到充分履行的標志，同時，直接關系到訂立合同時的預期利益能否全部實現，有時還要影響購買者的生產使用和業務經營，甚至可能損害對方的市場聲譽。 
因此，各國法律對此大都作了比較嚴格的規定。 
例如，《貨物買賣法》明確規定：A、如賣方交付給買方的數量少于約定數量時，買方可以拒絕收貨； 
B、如賣方交付給買方的數量多于約定的數量時，買方可以只接受約定部分而拒收超過部分，他也可以全部拒收。如果買方接受了所交的全部貨物，則必須按約定單價支付貨款。 
美國《統一商法典》規定：除另有協議外，如交貨在任何方面與合同不符，買方可以①全部拒收；或②全部接受；或③接受任何商業單位(Commercial Unit  or  Units)而拒收其余。 
《聯合國國際貨物銷售合同公約》也有：“賣方交付的貨物必須與合同所規定的數量……相符，……”但在第51條和52條以及第45條至50條對在超交和短交的情況下，買方和賣方的權利和義務作了具體規定。 
概括起來是：賣方如只交付一部分貨物(即短交)，買方一般不能宣告合同無效，但有權要求賣方對未交部分的貨物繼續履行交付。同時，還可要求賣方對因此而引起的損失給予損害賠償。 
如果賣方交付的貨物數量少于合同規定，構成了根本違反合同，或者賣方完全不交貨，則買方可宣告合同無效。 
2）溢短裝條款 
上述關于不得超交和短交的法律規定，對賣方交貨責任的要求是嚴格的。 
但是，根據生產和交貨的實際需要，賣方在與買方磋商訂約時，可對交貨數量留有一定的機動幅度，例如，在合同中規定“溢短裝條款”，則在履行合同時，在交貨數量上就可規定機動幅度內所伸縮。 
由此可見，為能保證按合同規定數量交付貨物，必須按合同做好備貨工作，在備貨過程中，如發現貨物數量達不到合同需要時，應及時采取有效措施，并在規定期限內補足。為便于補足儲存中自然損耗和國內搬運過程中的貨損，以及按合同溢短裝條款的溢裝之用。 
備貨數量一般以略多于出口合同規定的數量為宜。 
此外，需注意的是，凡按重量計價而在合同中未明文規定按何種方法計算重量的，要按《聯合國國際貨物銷售合同公約》規定，應以“凈重計價”。 
(5)備貨時間 
貨物備妥時間應與合同和信用證裝運期限相適應。 
交貨時間是國際貨物買賣合同的主要交易條件，倘有違反，買方不僅有權拒收貨物，并提出索賠，甚至還可以宣告合同無效。 
因此，貨物備妥的時間，必須適應出口合同與信用證規定的交貨時間和裝運期限，并結合運輸條件，例如，對于船期須進行妥善安排。為防止意外，一般還應留有余地，適當提前。 
凡出口合同規定，收到買方信用證后若干天內交貨的，為保證按時履行合同，防止被動，應督促買方按照合同規定期限開到信用證。 
收到信用證后，還必須抓緊時間審核，信用證內容如與合同條款不符，應立即要求開證人(買方)修改，認可后及時安排生產、組織進貨和辦理裝運。 
至于是將合同或信用證的貨物全部一次裝運，還是分期、分批裝運，必須按合同或信用證規定辦理。 
一般理解是：除非合同另有規定，賣方必須將合同貨物全部一次裝運。 
但是，有時由于交易數量較大，為便于賣方備貨、安排裝運和適應買方使用或轉銷需要，在買賣合同中也可約定在一定期限內，授權賣方酌情掌握是否分期、分批裝運，可在合同(信用證)中具體規定分期分批裝運的時間和數量及方式。 
如有的合同在規定允許分期、分批的同時，還明確規定了分期、分批的具體時間和數量，對此，賣方就必須按合同規定的分期時間和逐批數量裝運。 
如果賣方對其中任何一期或多期不按合同規定履行義務，買方就可根據合同條款和賣方違約的具體情況，要求損害賠償和／或對某一期交貨的合同宣告無效，或對該期以及今后未交各期的合同宣告無效。 
如果各批貨物是相互依存的，不能單獨用于雙方當事人在訂立合同時所設想的目的，則買方可對已交和未交各期的整個合同宣告無效。 
例如，出售的是大型機械設備，按合同規定，設備的各部件分別裝箱、分期交貨，待各期交付的貨物到齊后，在買方所在地組裝。 
如其中有一期未交付，或交付的質量不符合合同規定，且又無法通過修理或替換來加以彌補，由于各期交付的貨物相互依存，不可分割，缺少了任何一期交付的貨物部件，整機就無法組裝，因而使買方無法達到訂約時的預期目的，這樣構成了對整個合同的根本違約，買方自可宣告整個合同無效。 
對已交的貨物，買方也應有權退還給賣方，已付貨款可向賣方收回。 
 (6)所有權 
賣方對貨物要有完全的所有權，并不得侵犯他人權利。賣方對出售的貨物應當擁有完全的所有權，并保證不侵犯他人的權利是賣方必須承擔的又一項默示的合同義務。 
例如，他人寄放的貨物，其所有權不屬于賣方，如賣方用以作為履行合同義務將其交付給買方，則貨主有權追回貨物；又如CIF或CFR合同的賣方把貨物交由船公司裝運給買方，如賣方不付清運費，船公司可作為債權人對所承運的貨物具有擔保利益，在運費償清前，可對貨物行使留置權。 
在法律上，留置權是一種擔保物權，是指債權人占有債務人的動產，在由此產生的債權未受清償前有將其扣留的權利。在履行合同的過程中，如果出現第三方對貨物提出上述權利要求時，賣方就必須采取適當步驟，在買方認為合理的時間內，解除第三方的這些要求，以保證不影響買方對貨物的占有和支配，并確保買方不因此而遭受可能引起的損失。 
所謂不得侵犯他人的權利，主要是指不得侵犯他人的工業產權和其他的知識產權。《聯合國國際貨物銷售合同公約》第42條明確指出：賣方所交付的貨物，必須是第三方不能根據工業產權或其他知識產權主張任何權利或要求的貨物。 
所謂知識產權(intellectual property)，是一種無形的財產所有權。它包括版權(copy right)和工業產權(industrial  propetIy)。 
工業產權，又包括商標(trade mark)、專利(patent)、實用新型(utility model)、外觀設計(design)、服務標記、商品名稱等。現在全世界有150多個國家和地區實行專利制度，通過專利法對上述無形的財產所有權加以保護，不容侵犯。 
在我國出口業務中，除應注意防止我國產品侵犯他人知識產權外，也應重視對我國自有知識產權的保護工作，對于我國的名牌商品，特別是在國際市場上已有一定聲譽的商標，應當及早在目標市場的有關國家和地區辦好商標注冊手續，同時要防止外商將我方商標以他自己的名義或仿冒影射我方商標搶先注冊，從而阻礙我正常出口，有的甚至在搶先注冊后向我漫天要價，進行訛詐，使我方陷入被動。 
(7)備貨工作的具體內容和有關事項 
綜上所述，準備貨物是為了保證按時、按質、按量履行合同的交貨義務，根據合同規定的質量、數量、包裝和交貨時間的要求，進行貨物的準備工作。 
備貨工作的內容，主要包括：向生產或供貨部門安排生產或催交貨物，然后核實檢查應收貨物的質量、數量和包裝狀況，并對貨物進行驗收。 
有的商品進倉后，尚須根據出口合同規定再次進行整理、加工和包裝，并在包裝上加刷嘜頭和其他必要的標志(如指示性、警告性標志，還有毛凈重、包裝長、寬、高以及“中華人民共和國制造”等。 
有的還須視客戶要求和市場習慣標以買賣合同號、訂單號、信用證號、進口許可證號、貨號、花色號、型號等)。這種通過在貨物上加標記等方式將貨物劃歸有關合同的行為，在法律上又稱“特定化”，這對貨物風險的移轉是很重要的。 
針對不同商品的情況和出口合同規定，對出口貨物進行檢驗，也是備貨工作的重要內容。 
1）對法定檢驗出口的商品 
凡屬法定檢驗的出口商品，在規定的地點和期限內，持出口合同、信用證副本、發票、裝箱單以及其他必要的單證向出人境檢驗檢疫機構報檢。 
檢驗檢疫機構應當在不延誤裝運的期限內，實施或者組織實施檢驗檢疫完畢。 
檢驗、檢疫合格的，按照規定簽發檢驗檢疫證書和／或放行單，海關憑以放行。 
在產地檢驗的出口商品，需要在口岸換證出口的，應向產地檢驗檢疫機構提出申報，由產地檢驗檢疫機構按照規定簽發檢驗、檢疫換證憑證，發貨人應在規定期限內持檢驗檢疫機構換證憑證和出口合同等單證，向口岸檢驗檢疫機構報請查驗。 
經查驗合格的，由口岸檢驗檢疫機構換發檢驗檢疫證書和／或放行單。法定檢驗的報檢時間最遲應在貨物出運前七天辦理。 
2）對于不屬于法定檢驗的出口商品 
A、不屬于法定檢驗，但合同約定檢驗的商品 
對于不屬于法定檢驗范圍的出口商品，出口合同約定由檢驗檢疫機構檢驗的，也需按合同規定，持買賣合同等有關單證向檢驗檢疫機構報檢，由檢驗檢疫機構實施或組織實施檢驗或檢疫，在取得檢驗合格并能證明貨物符合合同的證書之后，方可憑以向買方收取貨款，并以此作為交接貨物的依據。 
B、不屬于法定檢驗，合同也未規定出具檢驗證書的商品 
不屬于法定檢驗范圍的出口商品，出口合同也未規定由檢驗檢疫機構出證的，則應視不同情況，分別采取委托檢驗檢疫機構檢驗，由生產部門、供貨部門進行檢驗，或者由外貿企業自行檢驗，合格后裝運出口。 
C、屬于危險貨物的檢驗 
凡屬于危險貨物，其外包裝容器，應由生產該容器的企業向檢驗檢疫機構申請包裝容器的性能鑒定。包裝容器經檢驗檢疫機構鑒定合格并取得性能鑒定證書，方可用于包裝危險貨物。生產出口危險貨物的企業，必須向檢驗檢疫機構申請危險貨物包裝容器的使用鑒定。 
使用未經鑒定合格的包裝容器的危險貨物不準出口。 
D、對于易變質商品的檢驗 
對裝運出口易腐爛變質的食品、冷凍品的船艙、集裝箱等運載工具，承運人、經辦將貨物裝入集裝箱的裝箱單位或其代理人，必須在裝運前向檢驗檢疫機構申請清潔、衛生、冷藏、密固等適載檢驗、經檢驗合格，取得檢疫證書，方可出口。 
E、對于動植物檢驗 
出口動植物、動植物產品，凡有檢疫要求的，出口單位或其代理人應事先填具報檢單，向檢驗檢疫機構申請檢疫。經檢疫合格，取得檢疫證書，方可出口。 
經檢疫發現有害病蟲的，不準出口，經除害處理后方準出口。 
法定檢驗的出口商品，包括需要檢疫的出口動植物或其產品，海關憑檢驗檢疫機構簽發的證書、放行單上加蓋的印章驗放。 
未經檢驗檢疫機構檢驗、檢疫或檢驗、檢疫不合格的，不準出口。 
對于屬于法定檢驗范圍的出口商品，檢驗檢疫機構可以在生產、經營單位或其他檢驗機構檢驗的基礎上，定期或者不定期地進行抽查檢驗。經抽查檢驗不合格的，不準出口。 
值得注意的是，檢驗檢疫機構檢驗合格的出口商品，發貨人應當在檢驗證書或者放行單簽發之日起的有效期限內報運出口。 
逾期報運出口的，必須重新向檢驗檢疫機構報檢，取得合格證書后方可出口。 
二、落實信用證 
在使用信用證方式結算貨款的交易中，落實信用證是履行出口合同不可缺少的一個重要環節。 
1、落實信用證的三項內容： 
落實信用證通常包括①催證、②審證和③改證三項內容。 
當然，如果信用證能較早開到，開到的信用證內容又與買賣合同的內容相一致，自然就不需要進行催開和修改信用證的工作了。 
可是，在實際業務中，催開和修改信用證仍是經常需要進行的工作。而審查信用證則不僅必須認真對待，而且是一項不可缺少的重要工作環節。 
(1)催開信用證 
催開信用證是指通過信件、電報或其他通訊工具催促對方及時辦理開立信用證手續并將信用證送達我方，以便我方及時裝運貨物出口，履行合同義務。 
在采用信用證方式結算貨款的交易中，按時開立信用證本是買方必須履行的重要義務，但是，由于種種原因，買方不按合同規定開證的情況時有發生。對此，為保證按時履行合同，提高履約率，我方有必要在適當的時候，提醒和催促買方按合同開立信用證。 
如上所述，催開信用證不是履行每一個出口合同都必須做的工作，通常在下列情況下才有必要進行： 
①出口合同規定的裝運期限較長(例如3個月或6個月)，而買方應在我方裝運期前的一定時日(例如30天)開立信用證，則我方應在通知對方預計裝運日期的同時，催請對方開證。 
②買方在出口合同規定的期限內未開立信用證，我方可根據合同規定向對方要求損害賠償，或同時宣告合同無效。如不需要立即采取這一行動時，仍可催促對方開證。 
③如果我方根據備貨和承運工具的情況，可提前裝運的，則可請對方提前開證。 
④即使開證期限未到，但發現客戶資信不好，或者市場情況有變，也可催促對方開證。 
催證的方法，一般為直接向國外客戶發函電通知，必要時還可商請銀行或我駐外機構等有關機構代理商給予協助，或配合協助催證。
(2)審核信用證 
信用證與買賣合同是國際貨物買賣中兩個相互關聯，而又各自獨立的法律文件。 
信用證是以買賣合同為墓礎開立的，其中所列的條款，從理論上說，應當與買賣合同的規定相符，這是信用證與買賣合同的關聯所在。 
但是，信用證本身是一個獨立的法律文件，《UCP500》規定，信用證其性質與憑以開立信用證的銷售合同或其他合同，均屬于不同業務，即使信用證中援引這些合同，銀行也與之毫無關系，并不受其約束。 
雖然信用證是銀行開立的付款保證文件，但銀行的付款保證是以受益人提交的單據是否符合信用證條款為前提的。所以，開證銀行的資信、信用證的各項內容，都關系到收匯的安全。為了確保收匯安全，我外貿企業在收到信用證后，應立即對其進行認真的審查和核對。 
審查和核對信用證是一項十分重要的工作，做好這項工作，對于貫徹我國對外貿易的方針政策，履行裝運貨物義務，按約交付貨運單據，及時、安全地收取貨款等方面具有重要意義。 
從理論上說，進口商辦理開證申請手續時，是根據買賣合同辦理的，開證銀行是根據開證人的申請書開立信用證的，依此推論，受益人收到的信用證，其內容應當是與買賣合同規定相一致的。 
可是，在實際業務中，經常發現國外來證內容不完全符合買賣合同的規定，個別的甚至大相徑庭。產生這種情況的原因各不相同： 
1）    有的是開證人或開證行工作上的疏忽和差錯； 
2）    有的是由于某些進口國家的習慣做法或另有特殊規定； 
3）    有的是開證人對我國政策不了解； 
4）    也有的是國外客戶故意在信用證內加列一些額外要求； 
5）    但是，也不排除個別商人甚至出于不可告人的目的，在申請開證時故設陷阱。 
因此，審核信用證必須十分謹慎、仔細，稍有疏忽就有可能影響履約，造成損失，甚至重大損失。

在我國，審核信用證是銀行與出口企業的共同責任。 
1）銀行對信用證的審核 
由于銀行與出口企業的分工不同因而在審核內容上各有側重。 
銀行著重負責審核有關開證行資信、付款責任以及索匯路線等方面的條款和規定；出口企業著重審核信用證的條款是否與買賣合同的規定相一致。 
就出口企業來說，首先要審核收到信用證的途徑。在實務中，存在個別信用證由開證銀行直接寄受益人，和由開證申請人轉寄或當面交給受益人的情形，但一般都通過出口企業所在地的銀行(通知行)進行轉遞或通知。 
按慣例，通知行負有證明信用證的表面真實性，包括證實開證行簽字、密押的責任。《UCP500》明確規定： 
“信用證可經由另一銀行(通知行)通知受益人，而該通知行無需承擔責任，但如該行愿意通知，則應合理審慎地鑒別所通知的信用證的表面真實性。如通知行無法鑒別信用證的表面真實性，它必須毫不遲延地通知開證行說明它無法鑒別，如通知行仍決定通知受益人，則必須告知受益人它未能鑒別該證的真實性。” 
可見，凡是通過通知行轉遞或通知的信用證，只要通知行未作對其真實性無法鑒別的聲明，就不必擔心信用證的表面真實性。 
凡是未經通知行或轉遞通知的信用證，則必須送銀行審查，經證實認可后，方能使用。 
2）企業對信用證的審核 
出口企業審核信用證條款主要依據是買賣合同，同時還需結合《跟單信用證統一慣例》的解釋和規定。因為信用證是以買賣合同為基礎的，其所列條款理應與買賣合同相一致。但是，信用證本身又是一個獨立的法律文件，因此，在信用證業務中，銀行只憑信用證而不受買賣合同約束。 
例如，出口合同允許分批裝運，也允許轉運，而信用證對此均未提及，按《UCP500》第40條和第23條c款規定應認為兩者并無二致。 
又如，出口合同規定“數量為1000公噸允許溢短裝5％，由賣方決定”，而來證僅規定數量，并未規定溢短裝條款，如僅從文字上面對照，似乎來證規定與合同不同。 
然而，若按UCP500第39條b款規定：“除非信用證規定貨物數量為不得增減，只要支取的金額不超過信用證金額，則可有5％的增減幅度。 
但當信用證規定的數量按包裝單位或以個數計數時，則此增減幅度不適用。”按此規定，如果信用證金額足夠，可以認為上述信用證條款與出口合同的規定也無差異。 
(3)修改信用證 
在信用證業務中，修改信用證是常有的事。 
修改信用證的內容，直接關系到有關當事人的權利和義務的改變。所以，不可撤銷信用證在其有效期內的任何修改，均須取得和有關當事人的同意，方能生效。 
修改信用證可由開證申請人主動提出，也可由受益人主動提出。 
如果由開證人申請提出修改，要經開證銀行同意后，由開證銀行發出修改通知書以信件、電報等電信工具通過原通知行轉告受益人，經各方接受修改書后，修改方為有效。如由受益人提出要求修改，則應首先征得開證申請人同意，再由開證申請人按上述程序辦理修改。 
在一份信用證中，有多處條款需修改的情況是常見的，對此，賣方應做到一次向開證人提出，否則不僅增加雙方的手續和費用，也影響出口企業的信譽。 
(三)安排裝運(船) 
在備妥貨物和落實信用證后，出口企業按買賣合同或信用證規定，對外履行裝運貨物的義務。安排裝運貨物出口涉及的工作環節很多，其中以托運、訂艙、投保、報關、裝運和發裝運通知為六個主要環節。 
本節以履行ClF出口合同并使集裝箱班輪運輸為例，簡要介紹安排出口貨物裝運時上述各環節的具體做法： 
(1)托運 
凡由我方安排運輸的出口合同，對外裝運貨物，租訂運輸工具和辦理各項有關運輸事項，我出口企業委托我國對外貿易運輸公司(以下簡稱“外運公司”)或其他國際貨物運輸代理(International Freight或Freight Forwarding Agent，以下簡稱“貨運代理”或“貸代”)辦理。所以，在貨、證齊全后，出口企業應立即向貨運代理辦理托運手續。 
所謂托運，是指出口企業委托貨運代理出口貨物運輸事宜。 
在CIF合同以及使用集裝箱班輪裝運貨物出口的情況下，我出口企業辦理托運，應向貨運代理提交出口貨運代理委托書(Entrusting  Order  Forwarding Export  Goods)，其內容通常包括：信用證規定的提單記載事項、貨物的詳細說明、裝運港、目的港、裝運期限、分批和轉運的規定、對集裝箱運輸的有關要求，如集裝箱的類別和數量等等。 
此外，出口企業還必須向貨代提供本批貨物有關的各項單證，如商業發票、裝箱單和／或重量單(磅碼單)、出口貨物報關單、外匯核銷單、報關委托書等。對有些特定貨物，還需提供出口許可證、商檢放行單等。 
委托書是出口企業向貨運代理提出一種“要約”(offer)，一經貨運代理確認，即“承諾”(acceptance)。 在實際業務中，一般由貨代以配艙回單反饋訂艙船名、航次和提單號，就意味著出口企業與貨運代理之間的委托代理合同成立。 
(2)訂艙 
貨運代理收到出口企業的貨運代理委托書后，首先，應通過查閱由各班輪公司和航運中介機構(如上海航運交易所)所公布的與出口企業貨運有關的船期表和各種航運信息，了解各班輪公司的船舶、船期、掛靠港及船舶箱位數等具體情況。 
貨運代理選定合適的船舶后，向船公司或其代理在其所營運的船舶截單期前訂艙位，即“訂艙”(Space Booking)。 
訂艙的手續是：貨運代理繕制集裝箱貨物運單(訂艙單)注明要求配載的船舶、航次，送交船公司或其代理。由于托運單的使用是為了訂艙，因此，托運單(Shipping Note)也就是訂艙單(Booking Note)。 
船公司或其代理收到貨運代理的托運單(訂艙單)后，經審核貨名、重量、尺碼、卸貨港或到達地后，認為可予接受的，即在托運單各聯上填寫船名、航次、編號(此編號俗稱關單號，與該批貨物的提單號保持一致)，抽留其所需各聯，在托運單中的裝貨單一聯上蓋好簽章，連同其余各聯退回貨運代理，作為對該批貨物訂艙的確認。 
此時，承、托運雙方之間的運輸合同即告成立。船公司或其代理必須保證供應集裝箱箱量或艙位，按時配載裝運，及時簽發提單。 
集裝箱、貨物托運單一套多聯，分別用于貨代留底、船代留底、運費通知、裝貨單、繳納出口貨物港務費申請書、場站收據、場站收據副本大副聯、配艙回單等。 
托運單雖有多聯，其核心單據則為裝貨單、場站收和場站收據副本大副聯。以下對這三種單據的作用，作簡要說明。 
裝貨單(Shipping Order，S／O)，又稱關單，是船公司或其代理向船上負責人(船長或大副)和集裝箱裝卸作業區簽發的一種通知其接受裝貨的指示文件。 
在準備裝貨前，托運人必須先向海關辦理出口報關手續。 
裝貨單是報關時必須向海關提交的單據之一。經海關查驗后，在裝貨單上加蓋放行章，托運人才能憑此裝貨單要求裝貨。這就是裝貨單習稱關單的緣由。 
場站收據(Dock Receipt，D／R)，是指承運人委托集裝箱堆場、集裝箱貨運站或內陸站在收到整箱貨物或拼箱貨后簽發的收據。場站收據的作用類似于傳統運輸(散貨運輸)中的大副收據(Mate’s  Receipt，M／R)，托運人可憑D／R向船公司或其代理換取正本提單。 
當然，如要換取已裝船提單(On Board  B／L)，必須待貨物裝上船后，經船上大副在D／R上簽字，才能憑以換取，否則，只能換取備運提單 (Received For Shipment  B／L)。 
場站收據副本大副聯(Copy of Dock  Receipt  for  Chief  Officer) 供港區配載使用，由港區或由大副留存。 
(3)投保 
在在履行CIF出口合同時，在配艙就緒、確定船名、航次和裝運日期后，出口企業應于貨物運離倉庫或其他儲存處所前，按照出口合同和信用證的規定向保險公司辦理投保手續，以取得約定的保險單據。 
在辦理投保手續時，通常應填寫“對外運輸投保單”(Application Foreign Transportation Insurance)，列明投保人名稱、貨名、數量、包裝和標志、船名、航次、預計起航日期、投保險別、保險金額等。有時也有出口企業利用現成單據副本如出口貨物時細表、貨物出口分析單等表式替代投保單。保險公司根據投保單考慮接受承保，并繕制簽發保險單。 
(4)報關 
出口貨物交付裝運前，必須經過海關清關(Customs Clearance)。 
清關，或稱“通關”，通常需經五個環節：出口申報、審核單證、查驗貨物、辦理征稅、清關放行。 
①出口申報 
申報(Declaration)有出口申報和進口申報之分。出口申報是指發貨人(出口企業)或其代理(貨運代理)在出口貨物時，在海關規定的期限內，以書面方式向海關報告其出口貨物的情況，隨附有關貨運和商業單據，申請海關審查放行，并對所報告內容的真實準確性承擔法律責任的行為。出口申報，習稱“出口報關”。 
我國《海關法》對出口貨物的申報(報關)資格、時間、單證、內容等方面，均作有明確規定： 
A．申報資格，必須是經海關審核準予注冊的專業報關企業、代理報關企業和自理報關企業及其報關員。報關員必須經培訓通過海關全國報關員統考，取得由海關總署授權頒發的報關員資格證書，并經海關批準注冊，才能代表所屬企業辦理報關手續。 
B．申報時間，出口貨物的報關時限是在裝貨的24小時以前(海關特準的除外)。 
C．申報單證，指出口貨物報關單、與出口貨物直接相關的商業和貨運單證，以及國家有關法律、法規規定實行特殊管制的證件等。 
如在本節“托運”部分所述，出口企業憑出口貨運代理委托書委托貨運代理代為訂艙并安排裝運貨物出口，其中包括委托代辦出口報關手續。 
在此情況下，貨運代理既是貨運代理企業，也是代理報關企業。 
貨代接受出口企業的委托后，在安排運送貨物至集裝箱堆場的同時，應及時準備好各項報關單證。 
報關所需單證，除出口貨物報關單外，通常有：商業發票、裝箱單(但大宗散裝貨及單一品種且包裝內容一致的件裝貨物，不需裝箱單)、裝貨單(S／O)、出口收匯核銷單等。此外，還有國家有關法律、法規規定實行特殊管制的證件，如出口許可證、商品檢驗證等。 
出口集裝箱貨物進入集裝箱堆場后，貨運代理作為報關單位，應及時向海關遞交出口貨物報關單，隨附上述其他報關單。報關員向海關遞交報關單，即意味著清關(通關)工作正式開始。報關單位及其報關員必須承擔相應的法律和經濟責任。 
②審核單證 
海關接受出口申報后，應對報關員所遞交的所有單證進行審核。 
“審單”通常是以出口貨物報關單為基礎，根據有關國家法律、行政法規的規定，核對所收到的報關單證是否齊全、正確、有效，內容是否一致等。 
如果所審核的單證符合國家法律、法規的規定，所交驗的單證齊全、無誤，海關隨即著手對出口貨物進行查驗。 
③查驗貨物 
查驗出口貨物，是指海關以出口貨物報關單和其他報關單證為依據，在海關監管區域內對出口貨物進行檢查和核對。 
在查驗過程中，海關檢查出口貨物的名稱、品質規格、包裝狀況、數量重量、標記嘜碼、生產或貿易國別等事項是否與出口報關單和其他證件相符，以防止非法出口、走私及偷漏關稅等。 
海關查驗集裝箱貨物，一般在集裝箱堆場和港區碼頭堆場。 
在特定情況下，可經海關同意派員去發貨人的倉庫或工廠查驗。 
海關查驗貨物時，報關單位應派員到場提供協助，并應海關要求，隨時提供有關單證、文件及必要的資料。 
④辦理征稅 
征收出口稅是海關的基本業務之一。由于征收出口稅必將增加出口貨物成本，影響其在國際市場上的競爭力，因此，許多國家對其出口貨物大部分不征收出口稅。 
我國目前征收出口稅的貨物有紡織品、服裝等，按規定應當繳納出口稅的出口貨物，當海關查驗貨物，認為情況正常后，由海關根據我國《關稅條例》和《海關稅則》規定征收出口稅。出口企業或其代理在向海關按規定稅率繳清稅款或提供適當擔保后，海關方可簽章放行。 
⑤清關放行 
清關放行是海關對出口貨物進行監管的最后一項業務程序。出口企業或其代理(貨運代理)按海關規定辦妥出口申報(報關)，經海關審核單證、查驗貨物和征收出口稅后，海關解除對貨物的監管，準予裝運出境。 
在放行前，海關派專人負責審查核批貨物的全部報關單證及查驗貨物記錄，并簽署認可，然后在裝貨單(在海運情況下)上蓋放行章，貨方才能憑該裝貨單(S／O)要求船方裝運出境。 
同時，海關在出口收匯核銷單上加蓋驗訖章，退報關員，以供出口企業憑此到外匯管理局辦理出口收匯核銷手續。 
(5)裝運 
在CIF合同、采用集裝箱班輪運輸的情況下，承運船舶抵港前，出口企業或其貨運代理應根據港區所做的進棧計劃，將經出口清關由海關加上鉛封 (seal) 的集裝箱存放于港區指定堆場。港區外輪理貨員憑場站收據副本大副聯進行理貨配載。 
船舶抵港后，由港區向托運人簽收“繳納出口貨物港務費申請書”后，辦理裝船。裝船完畢，由船長或大副在場站收據(正本)上簽署，表明貨物已收妥。 
出口企業或貨運代理可憑大副收據向船公司或其代理換取已裝船提單。 
(6)發裝運通知 
在CIF合同下，按國際慣例以及我出口業務中的習慣做法，我出口企業于貨物裝運(裝船)后應向國外買方以電訊方式及時發出裝運通知，或稱“裝船通知”(Shipping Advice)，以便買方為收取貨物事先采取必需的措施。 
例如，為付款、贖單和進口報關等作準備，以及有時買方還可能擬自負費用加保其他險別及／或增加投保金額。 
裝運通知的內容一般有合同或確認書號、信用證號、貨物名稱、數量、總值、嘜頭、裝運口岸、裝運日期、船名、航次等。現舉例如下： 
S／C NO．EF94SP—71—023 、LC NO．764351 COLOUR TELEVISION SET 4860 SETS IN 6 CONTAINERS OF 810 SETS TOTAL AMOUNT USD72，900。00 SHIPPED ON BOARD SS TUO HE0N 15TH JULY 2005  SAILING ON ABOUT 17TH JULY FROM SHANGHAI TO SINGAPORE VOYAGE NO．V．144 
(譯文)：確認書N。．EF94SP—71—023信用證No。764351彩色電視機4860臺裝6集裝箱每箱810臺金額72，900。00美元2005年7月15日裝上陀河號輪航次N。．V．144約7月17日自上海起航往新加坡 
從以上出口合同履行的環節可以看出，在出口合同履行過程中，貨、證、運(船)的銜接是一項極其細致而又復雜的工作。因此，出口企業必須加強對出口合同的管理，建立起能反映出口合同執行情況的進程管理制度，做好“四排隊”、“三平衡”工作。 
“四排隊”是指以買賣合同為對象，根據合同項下的貨物是否備妥、信用證是否開到，按四種情況進行分析排隊，即“有證有貨”、“有證無貨”、“無證有貨”、“無證無貨”。 
通過排隊，摸清貨、證情況，及時發現問題采取措施，解決問題。 
“三平衡”是指以信用證為依據，根據信用證規定的裝運期和到期日的遠近，結合貨源和運輸能力的具體情況，分glj輕重緩急，力求做到“貨、證、運(船)”三方面的有效銜接，保證按時交付和裝運貨物，保證出口合同得以順利履行。

(四)制單結匯 
貨物裝運后，出口企業應立即按照信用證的規定，正確繕制各種單據(有的單據和憑證在貨物裝運前就應準備好)，并在信用證規定的交單期內和信用證的有效期內，將各種單據和必要的憑證送交指定的銀行辦理要求付款，承兌或議付手續，并向銀行進行結匯。 
1、制作單據 
(1)對出口單據的基本要求 
現代國際貿易絕大部分采用憑單交貨、憑單付款方式。因此，在出口業務中做好單據工作，對及時安全收匯，有特別重要的意義。在信用業務中，由于銀行只憑信用證，不管買賣合同，只憑單據，不管貨物，對單據的要求就更為嚴格。 
對于出口單據，必須符合“正確、完整、及時、簡明、整潔”的要求。 
A.  正確，制作的單據必須正確，才能保證安全和及時收匯。在信用證方式下，單據的正確性集中體現在“單證一致”和“單單一致”，即單據應與信用證條款的規定相一致，單據與單據之間應彼此一致。此外，還應該注意單據的描述與實際裝運的貨物相一致，這樣，單據才能真正地代表貨物。 
B. 完整, 單據的完整是指信用證規定的各項單據必須齊全，不能短缺，單據的種類、每種單據的份數和單據本身的必要項目內容都必須完整。 
C．及時,  制作單據必須及時，并應在信用證規定的有效期內和／或<UCP500>規定的交單期限內將各項單據送交指定的銀行辦理議付、付款或承兌手續。如有可能，最好在貨物裝運前，先將有關單據送交銀行預先審核，以便有較充裕的時間來檢查單據，提早發現其中的差錯并進行改正。或者，在必要時，也可及時與進口商聯系修改信用證，避免裝運出口后因單證不符而被拒付。 
D．簡明,  單據內容應按信用證和<UCP500>的規定以及該慣例所反映的國際標準銀行實務填寫，力求簡單明了，切勿加列不必要的內容，以免弄巧成拙。 
E．整潔， 單據的布局要美觀、大方，繕寫或打印的字跡要清楚，單據表面要潔凈，更改的地方要加蓋校對章。 
有些單據例如提單、匯票以及一些重要單據的主要項目，如金額、件數、數量、重量等，不宜更改。 
(2)常用的出口單據 
出口單據的種類很多，究竟需提交哪些單據，其內容、份數和制作方法如何，應按照不同交易的買賣合同與信用證的規定。 
在以信用證方式結算貨款的交易中，提交的單據則必須與信用證條款的規定嚴格相符。 
茲將在履行CIF出口合同、使用班輪運輸情況下，常用的出口單據的用途及其制作要點作扼要說明如下： 
A．匯票 
在出口交易中，貨款結算通常使用隨附單據的“跟單匯票”（關于匯票內容和使用，在本書第三部分中將會作介紹），以下主要闡述繕制匯票應注意的幾個問題： 
•出票條款， 又稱出票根據，在信用證業務中，一般包含三個內容：開證行名稱、信用證號碼和開證日期。上述三個內容應分別填人匯票相應的項目：例如：“憑”(Drawn Under)項下應填開證行名稱和信用證號碼(L／CNo．)；“日期”(date)一欄應填開證日期。 
•匯票金額和幣制。在填制匯票金額和幣制時，應注意以下幾點： 
第一，    除非信用證另有規定，匯票金額應與發票金額一致； 
第二，如信用證規定匯票金額為發票金額的百分之幾，例如98％，那么發票金額應為100％，匯票余額為98％，其差額2％一般為應付的傭金。這種做法通常適用于中間商代開信用證的場合； 
第三、如信用證規定，“部分信用證付款、部分托收”，應分做兩套匯票：信用證下支款的匯票按信用證允許的金額填制，其余部分為托收項下匯票的金額，兩者之和等于發票金額； 
第四，匯票上的金額大小寫與幣制的大小寫必須一致，匯票不得涂改，不允許更改后加蓋校對章。 
•付款人。又稱受票人，在信用證方式下，應按照信用證的規定，以開證行或其指定的付款行為付款人。倘若信用證未指定付款人，應填寫開證行，付款人名稱必須繕寫完整。 
按《UCP500》第9條規定：“信用證不應憑以申請人為付款人的匯票支付。但如信用證要求申請人為付款人的匯票，銀行將視此種匯票為一項額外的單據。” 
據此，如信用證要求以申請人為付款人的匯票，仍應照辦，但這只能作為一種額外的單據。 
在托收方式下使用的匯票，其匯票的付款人一般為國外進口商。為便于代收行收款，制作時必須填寫完整的地址。 
•匯票的受款人。又稱收款人或匯票抬頭人，匯票的受款人應為銀行。在信用證方式下，匯票的受款人通常為議付行或出口商的往來銀行，在托收方式下，匯票的受款人應為托收行。 
在我出口業務中，無論以信用證方式還是以托收方式結算，對外簽發的匯票均應作成指示抬頭，例如“付中國銀行或其指定人”(PAY TO THE ORDER OF BANK OF CHINA)。 
•匯票的出票人，匯票的出票人通常為信用證的受益人，在可轉讓信用證情況下，也有可能為信用證的第二受益人。 
在托收方式下，一般為買賣合同的出口人。出票人應署企業全稱和負責人的簽字或蓋章。 
B．商業發票 
商業發票(Commercial Invoice)簡稱發票(Invoice)，它是出口人對進口人開立的發貨價目清單，是裝運貨物的總說明。 
商業發票的主要作用是，便于進口人核對已裝運的貨物是否符合買賣合同的規定。 
在信用證方式下，便于銀行核對所顯示的貨物是否與信用證條款的規定相一致。再者，發票也是供進口人憑此收貨、支付貨款和作為進出口人記帳、報關、納稅的依據。 
在即期信用證業務中，如果不要求提供匯票，常以發票替代匯票作為付款的收據。 
發票全面反映了交付貨物的狀況，是各種單據的中心單據，是出口人必須提供的主要單據之一。 
發票并無統一格式，但內容大致相同。 
主要包括出具人名稱、發票字樣、抬頭人名稱、發票號碼、合同號碼、信用證號碼、開票日期、裝運地點、目的港或目的地、嘜頭、貨物的名稱、規格、數量、包裝方法、單價、總值等。 
有的在發票下端還印有“有錯當查”(E．& O．E．)，即：Errors  And  Omissions Excepted的縮寫，是指錯誤和遺漏不在此限)的字句，這是為了一旦發生錯誤或遺漏時，可以更正或更換，但這并非必要項目。 
發票內容必須符合買賣合同規定。在采用信用證支付方式時，還應與信用證的規定嚴格相符，不能有絲毫差異。 
在繕制發票時，一般應注意如下各項： 
•出具人名稱， 發票出具人一般為出口人。在發票的頂端，通常印有出口人的名稱及 
詳細地址，在信用證方式下，上述出口人的名稱及地址必須與信用證所規定的受益人的名稱與地址相一致。 
按《UCP500》規定，除可轉讓信用證外，發票必須由信用證指定的受益人出具。 
•發票抬頭人名稱， 在信用證方式下，除非信用證另有約定，商業發票的抬頭必須做成“開證申請人”(可轉讓信用證除外)。 
在托收方式下，商業發票的抬頭一般為國外進口商。 
•發票號碼、合同號碼、信用證號碼及開票日期。發票號碼由出口人統一編制，一般采用順序號，以便查對；合同號碼應如實填列；信用證號碼依照依信用證中列明的填制。 
發票開立日期不宜與運輸單據的日期相距過遠，一般提前一周為宜，且不要早于信用證的開證日期。 
•裝運港或裝運地和目的港或目的地， 在符合信用證規定的前提下，應明確具體，不能含糊籠統。 
如遇在世界上有重名的港口或城市，應加列國名或地區名稱。 
•運輸標志，凡是信用證指定嘜頭的，必須依照規定制嘜。如未指定，出口人可自行設計。 
發票的嘜頭及件號應與運輸單據和其他單據所表示相一致。 
•貨物名稱、規格、數量與包裝方法。發票上的貨物名稱、規格、數量與包裝方法等有關貨物描述，必須與信用證要求完全相符，不能有任何差異。 
《UCP500》第37條c款規定：“商業發票中對貨物的描述必須符合信用證中的描述。而在所有其他單據中，貨物的描述可使用統稱，但不得與信用證中貨物的描述有抵觸。” 
•單價與總值，單價和總值是發票的重要項目，必須準確計算，正確繕打，并應做到單價、數量、總值三者之間不能相互矛盾。 
商業發票的總額不得超過信用證規定的金額。 
•各種說明。國外開來的信用證，有時要求在發票上加注特定費用金額等說明、有關文件號碼與證明文句等。在繕制發票時，可將上述內容打在發票的商品描述欄內。 
在實際業務中，常見的要求有：分別列明貨物的FOB金額、運費及保險費；進口許可證號、布魯塞爾稅則號碼 (B．T．N NO．) 等有關號碼；注明貨物的原產地是中國等。若要求在發票上加注“證明所列內容真實無誤”或類似文句，即要求出具“證實發票”或“簽證發票”(Certified Invoice)，則需將發票下端的“E．&  O．E．”字樣刪去 (如發票上印有的話)。 
•簽發人的簽字或蓋章。商業發票習慣上均有發貨人的正式簽字。但依照《UCP500》規定，除非信用證另有規定，商業發票“無需簽署”。 
如果信用證規定需簽署，則發貨人仍需簽署。 
C．運輸單據 
運輸單據隨不同的運輸方式而各異。海洋運輸時大都使用海運提單(Ocean Bill Of Lading，B／L)。 
下面介紹海運提單的繕制及有關的事項： 
•海運提單的名稱，在實際業務中，運輸單據與其他單據一樣，通常標明單據的名稱。依照《UCP500》的有關規定，銀行可接受海運提單，而不論其名稱如何。例如，來證中規定為“Ocean  B／L’’，但提交銀行的為“Marine B／L’，甚至是"Combind Transport  B／L’，只要內容符合信用證的要求，銀行均可予以接受。 
•托運人(Shipper)，托運人一般為信用證的受益人。除非信用證另有規定，銀行亦接受以信用證受益人以外的一方為托運人的海運提單，此種提單稱之為第三方提單(Third  Party  B／L)，例如，以貨運代理機構作為托運人。 
•抬頭(Consignee)，即收貨人，提單中抬頭欄目的繕制應嚴格依照信用證的規定。

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