工程項(xiàng)目的溝通和協(xié)調(diào)(熟悉)

　　一、概述

　　(一)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通

　　項(xiàng)目所有各方的溝通可概括為兩大類(lèi)：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通和向團(tuán)隊(duì)外部管理層和客戶(hù)進(jìn)行的溝通。

　　項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員有四種主要的溝通要求：

　　(1)責(zé)任。每一個(gè)項(xiàng)目成員都需要非常確切地知道他負(fù)責(zé)的是項(xiàng)目的哪一部分，與其它部分有哪些聯(lián)系。

　　(2)協(xié)作。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，參與項(xiàng)目建設(shè)的各方相互依賴(lài)，相互協(xié)作、相互影響，通過(guò)實(shí)施過(guò)程的溝通使相關(guān)各方有效地協(xié)調(diào)工作，確保項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

　　(3)決策要求。要通過(guò)溝通使項(xiàng)目成員知道由顧客、項(xiàng)目主辦者和管理者所做出的與項(xiàng)目實(shí)施及其業(yè)務(wù)環(huán)境相關(guān)的所有決策，從而與相關(guān)決策保持高度的一致性。

　　(4)項(xiàng)目進(jìn)展情況。要通過(guò)溝通使項(xiàng)目成員了解項(xiàng)目進(jìn)展情況并跟上項(xiàng)目的進(jìn)展。

　　一次富有成效的項(xiàng)目情況會(huì)議可以滿(mǎn)足項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)的多種溝通需求，為項(xiàng)目管理人員提供機(jī)會(huì)：

　　①提升團(tuán)隊(duì)凝聚力;

　　②將來(lái)自團(tuán)隊(duì)外部的有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)展的信息通報(bào)給大家;

　　③發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題或就共同問(wèn)題的解決方法進(jìn)行溝通;

　　④確保整個(gè)團(tuán)隊(duì)共同分擔(dān)責(zé)任以達(dá)成所有的項(xiàng)目目標(biāo)。

　　(二)與管理層和顧客進(jìn)行溝通

　　成功的項(xiàng)目管理人員可以滿(mǎn)足利害相關(guān)者的期望，在所有應(yīng)得到滿(mǎn)足的利害相關(guān)者中，顧客和管理層應(yīng)排在名單的最前面。項(xiàng)目管理人員應(yīng)該考慮如何將信息傳遞給管理層和顧客。

　　二、工程項(xiàng)目溝通管理的特征

　　⑴復(fù)雜性。

　　⑵系統(tǒng)性。

　　三、工程項(xiàng)目溝通的重要性

　　(1)為項(xiàng)目的決策和計(jì)劃提供信息。

　　(2)作為組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)和手段。

　　(3)是改善人際關(guān)系構(gòu)建項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必不可少的條件。

　　(4)是項(xiàng)目管理人員成功進(jìn)行項(xiàng)目管理的重要手段。

　　四、溝通方式

　　溝通方式包括：

　　1.書(shū)面正式的溝通

　　2.書(shū)面非正式的溝通

　　3.口頭正式的溝通

　　4.口頭非正式的溝通

　　溝通方式的選取取決于欲要溝通的對(duì)象。

　　口頭溝通的方式有私下聯(lián)系、團(tuán)隊(duì)會(huì)議或者打電話，這種溝通方式的優(yōu)點(diǎn)是溝通方便，具有很大程度的靈活性且溝通速度快，能提供一些正式溝通中難以獲得的信息，缺點(diǎn)是容易失真。而書(shū)面溝通則要求精確，它通過(guò)文件的發(fā)放、會(huì)議記錄、往來(lái)信函、報(bào)告及備忘錄以及電子郵件和工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)等作為其傳輸載體，其優(yōu)點(diǎn)是溝通效果好，有較強(qiáng)的約束力，缺點(diǎn)是溝通速度慢。

　　五、消除障礙，提高溝通的有效性

　　(一)有效信息溝通的障礙

　　溝通的障礙：①認(rèn)知障礙;②語(yǔ)義障礙;③個(gè)性和興趣障礙;④態(tài)度、情感和偏見(jiàn)造成的障礙;⑤組織結(jié)構(gòu)的影響;⑥信息量過(guò)大造成的障礙。

　　(二)有效溝通需要的條件

　　⑴相互之間的文化背景的了解。

　　⑵具有明確的溝通動(dòng)機(jī)和期望。

　　(三)有效溝通的途徑

　　溝通的有效性，主要取決于發(fā)送者和接收者對(duì)溝通的態(tài)度和環(huán)境。

　　為了實(shí)現(xiàn)有效的溝通，項(xiàng)目管理相關(guān)各方應(yīng)該：

　　①明確希望通過(guò)溝通所達(dá)到的目標(biāo)，并做好工程項(xiàng)目的溝通計(jì)劃安排;

　　②考慮溝通時(shí)的一切環(huán)境情況，包括溝通的背景、社會(huì)環(huán)境、人的環(huán)境以及過(guò)去溝通的情況等，以便溝通的信息符合環(huán)境情況要求

　　③確定進(jìn)行溝通的方式，并注意使用和改進(jìn)溝通的技巧;

　　④引起相關(guān)人員的興趣，應(yīng)盡可能取得他人的意見(jiàn)，與他人商議，既可以獲得更深入的看法，也易于獲得其積極的支持;

　　⑤要使用簡(jiǎn)單、明確的表達(dá)，做好工程項(xiàng)目信息傳播管理;

　　⑥要進(jìn)行信息的追蹤與反饋，充分發(fā)揮工程項(xiàng)目的績(jī)效報(bào)告的作用;

　　⑦做好工作終結(jié)的信息處理。