一、合同、訂單的形式
　　在對外貿易中，跟單員接到的訂單形式沒有特定的限制，常見的有以下幾種形式：
　　(一)合同
　　出口合同根據草擬人的不同，有銷貨合同(Sales Contract)和購貨合同(Purchase Contract)，前者由賣方草擬，后者由買方草擬。合同內容一般包括三部分：合同首部、合同主體和合同尾部。
　　(二)確認書
　　確認書(confirmation)是合同的簡化形式，對于異議、索賠、仲裁、不可抗力等一般條款都不會列入，使用第一人稱語氣。根據草擬方的不同，分別命名為售貨確認書(Sales Confirmation)和購貨確認書(Purchase Confirmation)。這種格式的合同，適用成交金額不大、批次較多的輕工日用品、小土特產品，或已有包銷、代理等長期協議的交易。
　　(三)協議書
　　“協議書”或“協議”在法律上是“合同”的同義詞。除非是“初步協議”(Preliminary Agreement)或“原則性協議”(Agreement in General)，且協議內訂明：“本協議屬初步性質，正式合同有待進一步洽商后簽訂”(This agreement is of preliminary nature，a formal contract will be signed after further negotiation)或作出其他類似意義的聲明，以明確該協議不屬正式有效的合同性質。
　　(四)備忘錄
　　備忘錄也可作為書面合同的形式之一，但在跟單中較少使用。它在法律上對雙方不具有約束力。
　　(五)意向書
　　意向書只是雙方當事人為了達成某項協議所作出的一種意愿的表示(Expression of Intentions)，它不是法律文件，對雙方沒有約束力。
　　(六)訂單和委托訂購單
　　訂單(Order)是指由進口商或實際客戶擬制的貨物訂購單。委托訂購單(Indent)是指由代理商或傭金商擬制的代客購買貨物的訂購單。
　　二、審查合同、訂單
　　審查合同(包括合同初稿)的內容主要包括貨物的名稱、質量、數量、單價、交貨期限、交貨方式、付款方式及包裝等要求。
　　(一)審查貨物名稱(Name of Commodity)
　　跟單員在審查貨物的品名條款時，應注意下列事項：
　　1.內容是否明確、具體，避免空泛、籠統的規定。
　　2.該貨物是否是企業能夠供應且買方需要的商品，凡做不到或不必要的描述性的詞句都不應列人品名條款。
　　3.是否使用國際上通用的名稱，若使用地方性的名稱，交易雙方是否事先就其含義達成共識。某些新商品的定名及其譯名是否準確、易懂，并符合國際上的習慣稱呼。
　　4.是否選用了合適的品名，以便減低關稅、方便進出口和節省運費開支。
　　(二)審查貨物質量(Quality)要求
　　貨物質量的表示方法主要有以下幾種：
　　1.憑規格。規格是指用以反映貨物質量的若干主要指標，如成分、含量、純度、大小、長短、粗細等。
　　2.憑等級。等級是指同一類貨物，根據長期生產和貿易實踐，按其品質差異、重量、成分、外觀或效能等的不同，用文字、數碼或符號所作的分類。“憑等級買賣”只需說明其級別，即可明確買賣貨物的質量。
　　3.憑標準。標準可分為國家標準、行業標準、地方標準和企業標準四種。
　　4.憑牌號或商標。在國際市場上信譽良好、品質穩定，并為買方所熟悉的貨物，可憑牌號或商標對外銷售。牌號和商標是區分和識別貨物質量的標志。所以，在憑牌號或商標的買賣中，即使在合同中不具體規定質量和規格，賣方在交貨時仍必須按該牌號或商標所通常具有的質量交付貨物，否則，不僅構成違約，而且做壞“牌子”。
　　5.憑產地名稱。有些商品，特別是農副土特產品，例如紹興黃酒、金華火腿、龍口粉絲等，這些貨物冠以產地名稱，與工業品采用牌號和商標一樣，同樣可起到明確貨物質量的作用。賣方憑產地名稱銷售某種農副土特產品，就必須交付具有為國內外消費者所周知的特定質量的產品，否則，買方可拒收貨物并提出索賠。
　　例：
　　以下哪種商品最適合憑產地名稱來表示商品品質( )
　　A、土特產 B、電腦
　　C、紡織品 D、大型機械
　　答案：A
　　6.憑說明書和圖樣。有些商品，如機械、電器、儀表等，由于結構復雜，型號繁多，性能各異，難以用幾項指標來表示其品質，也不能用簡短的文字說明其使用方法。在銷售這類商品時，就需憑說明書和圖樣(Descriptions and illustrations)來表示商品的質量。
　　7.用樣品表示。有些貨物的質量難以用文字說明來表示，如部分工藝品、服裝、土特產品、輕工產品等，則可用樣品表示。這種做法又稱“憑樣買賣”或“憑樣銷售”(Sale by Sample)，憑樣買賣有憑賣方樣品買賣和憑買方樣品買賣兩種。
　　(三)審查貨物數量(Quantity)
　　跟單員應審查合同中所規定的貨物的數量是否可以及時籌集到，其計量單位、重量以及約數有何規定。
　　1.審查計量單位
　　在國際貿易中，通常采用的計量單位有下列幾種：
　　(1)重量(Weight)如克、千克、盎司、磅、公噸、長噸、短噸等;
　　(2)個數(Numbers)：如只、件、套、打、羅、令等;
　　(3)長度(Length)：如米、碼等;
　　(4)面積(Area)：如平方米、平方碼等;
　　(5)體積(Capacity)：如立方米、立方碼等;
　　(6)容積(Volume)：如升、加侖、蒲式耳等。
　　2.審查重量的計算
　　有以下兩種：
　　(1)按毛重計算。即“以毛作凈”(Gross for Net)或“以毛作凈價”(Gross for Net Price)。
　　(2)按凈重計算。此外，個別商品有按公量(conditioned’Weight)和理論重量(Theoretical Weight)計算的。
　　3.審查約數
　　在合同數量前加“約”字，也可使具體交貨數量作適當機動，即可多交或少交一定百分比的數量。但國際上對“約”字的含義解釋不一，有的解釋為2.5%，有的則為5%。《跟單信用證統一慣例》(國際商會第500號出版物)則規定：信用證上如規定“約”字，應解釋為允許有不超過10%的增減幅度。鑒于“約”數在國際上解釋不一，為防止糾紛，使用時雙方應先取得一致的理解，并有書面協議。
　　(四)審查貨物價格(Price)
　　跟單員應審查貨物的價格是否過低，是固定價格還是非固定價格，有沒有價格調整條款，價格里包不包含傭金與折扣，采用何種幣制，計價單位是什么等。此外，要特別引起跟單員重視的是不同貿易術語下的價格構成因素是不同的，它們包含著不同的費用。例如FOB術語中不包括從裝運港至目的港的運費和保險費;CFR術語則包括從裝運港至目的港的通常運費;CIF術語中既包括從裝運港至目的港的通常運費，又包括保險費。在對外洽商交易過程中，有時一方按某種貿易術語報價時，對方要求改報其他術語所表示的價格，如一方按FOB報價，對方要求改報CFR或C1F價，這就涉及價格的換算問題。了解貿易術語的價格構成及其換算方法，是跟單員必須掌握的基本知識和技能。
　　(五)審查交貨期限(Time 0f Delivery)
　　跟單員應審查交貨期限是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達，交貨期限一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。
　　目前常用的有以下幾種規定方法：
　　1.規定在某月內裝運。例如，一月份裝運(Shipment During Jan)。按此規定，全部成交貨物可在1月l～31日這一期限內的任何一天裝運。
　　2.規定在某月月底或以前裝運。例如：6月底或以前裝運(Shipment at or before the end of June)，即自訂立合同之日起，最遲不超過6月30日裝運。
　　3.規定在某月某日或以前裝運。例如：7月15日或以前裝運(Shipment on or before July)，即自訂立合同之日起，最遲不超過7月15日裝運。
　　4.跨月裝運，即規定在某2個月、3個月或幾個月內裝運。例如：1月、2月份裝運或1月、2月、3月份裝運(Shipment during Jan/Feb.Jan./Feb./March shipment)，即指貨物可分別在1月1日至2月28日止或1月1日至3月31日止這一期限內的任何一天裝運。
　　5.在信用證結算方式下，也可采用規定在收到信用證后的一定時間內裝運。例如：收到信用證后30天內裝運(Shipment Within 30days after Receipt of L/C)。由于交貨期是以買方開出信用證為前提，如買方拖延或拒絕開證則賣方仍很被動，因而一般還應同時規定開到信用證的期限。
　　例如：
　　買方必須不遲于(某月某日)將信用證開到賣方[The L/C Must reach the Seller not later than...(date)]。
　　(六)審查付款方式(Payment)
　　跟單員審查的內容主要是看客戶的付款方式是否為企業可以接受的方式。因為每個企業都自定其付款條件，規定有些付款方式企業不能接受。國際貿易中的支付方式主要有：信用證結算方式、匯付、托收。
　　(七)審查包裝要求(Packing)
　　商品的包裝一般分為銷售包裝和運輸包裝。在商品的銷售包裝上一般除了印有商品的品名、商標、產地外，也有根據具體需要或要求印有簡單的規格、用途或其他一些內容，特別是很多商品的銷售包裝上都有計算機容易識別的條形碼標志。
　　在運輸包裝上，一般都需要刷制一定的包裝標志。包裝的運輸標志按照其用途可刷制運輸標志(Shipping Mark)，指示性、警告性標志(Indicative and Warning Marks)。
　　運輸標志俗稱嘜頭，慣上一般由三部分內容組成，即簡單的幾何圖形，合同編號、商品貨號或者發貨人/收貨人的代號、目的地或目的港的名稱，箱號或件號。
　　典型的指示性標志有：小心輕放(Handle with Care)，保持干燥(Keep Dry)、請勿用鉤(Use no Hook);
　　警告性標志有：爆炸品(Explosive)，有毒品(Poison)，易燃品(Inflammable)。
　　通常在運輸包裝上除了上述包裝標志外，一般還有磅碼、產地標志。所謂磅碼就是指印制或刷制在運輸包裝上的包件的毛凈重和尺碼。產地標志用made inX××的英文字樣標明(如made in China)，有時包裝標志會應客戶的要求作相應的調整。
　　跟單員應審查客戶的包裝要求是否能夠滿足，客戶提供的包裝資料是否齊全，有無明顯的錯誤。客戶的包裝資料一般包括內包裝、外包裝、標簽、說明書、條碼等。內包裝主要有白盒包裝、彩盒包裝、吸塑包裝等;外包裝主要是印刷嘜頭。標簽主要是看客戶規定哪些地方需貼標簽，印刷要求是什么。
　　(八)審查交貨方式(Method of Shipment)
　　交貨方式主要有航空運輸、海洋運輸、鐵路運輸等。
　　1.航空運輸。在空運業務中，除了采取包機、班機等方式外，隨著國際貿易的發展，還產生航空急件業務。目前在國際上較為有名的航空急件公司有DHI。、TNT、UPS、EMS等。
　　2.海洋運輸。海洋運輸又可以分為班輪運輸和租船運輸兩種。
　　3.鐵路運輸。
　　三、合同、訂單的生效條件
　　跟單員審校訂單后，如果沒有發現任何問題，業務員經請示領導批準后，跟單員就可按雙方確定的內容與客戶辦理訂單相關手續，即簽訂合同。
　　(一)簽署合同、訂單的作用
　　1.合同成立的證據。通過口頭談判達成的交易，簽署一份書面合同是必不可少的。
　　2.合同成立的條件。買賣雙方為達成交易而交換的信件、電報或電傳等，也可構成書面合同。但是，在磋商交易時，買賣雙方的一方曾聲明并經另一方同意：“合同的成立以雙方簽訂正式書面合同或確認書為準”，那么，即使雙方已對交易條件全部取得一致意見，在正式書面合同或確認書簽訂之前，合同還未成立。在此情況下，正式書面合同或確認書就成為合同成立的不可缺少的條件。
　　3.合同履行的依據。買賣雙方不論通過口頭還是書面磋商，在達成交易后將商定的交易條件，全面清楚地一一列明在一個書面文件上，對進一步明確雙方的權利和義務，以及為合同的正確履行提供依據，都具有重要意義。
　　(二)合同成立的時間
　　《聯合國國際貨物銷售合同公約》也規定，接受送達發盤人時生效，接受生效的時間，實際上就是合同成立的時間，合同一經訂立，買賣雙方即存在合同關系，彼此就應受合同的約束。
　　在實際業務中，有時雙方當事人在洽商交易時約定，合同成立的時間以簽約時合同上所列明的日期為準，或以收到對方確認合同的日期為準，在這兩種情況下，雙方的合同關系即在簽訂正式書面合同時成立。此外，我國法律和行政法規規定應當由國家有關部門批準的合同，在獲得批準時方成立。
　　(三)訂單生效條件
　　根據各國合同法規定，一項合同即有法律約束力的合同要成為有效合同，除買賣雙方就交易條件通過發盤和接受達成協議外，還需具備下列有效條件：
　　1.當事人必須具備簽訂合同的行為能力。簽訂買賣合同的當事人主要有自然人或法人。根據我國法律規定，除對未成年人、精神病人簽訂合同的能力加以限制外，對某些合同的簽訂主體還作了一定的限定，例如：規定只有取得對外貿易經營權的企業或其他經濟組織，才能簽訂對外貿易合同;沒有取得對外貿易經營權的企業或經濟組織，如簽訂對外貿易合同，必須委托有對外貿易經營權的企業代理進行。
　　2.合同必須有對價或約因。所謂對價(Consideration)，即指當事人為了取得合同利益所付出的代價，這是英美法的概念。所謂約因(Cause)，即指當事人簽訂合同所追求的直接目的，這是法國法的概念。按照英美法和法國法的規定，合同只有在有對價或約因時，才是法律上有效的合同，無對價或無約因的合同，是得不到法律保障的。
　　3.合同的內容必須合法。
　　4.合同必須符合法律規定的形式。當事人約定采用書面形式的，應當采用書面形式。
　　5.合同當事人的意思表示必須真實。各國法律都認為，合同當事人的意思表示必須是真實的，該合同才能成為一項有約束力的合同，否則，這種合同無效或可以撤銷。
　　(四)電子商務合同的簽訂
　　1996年6月14日聯合國國際貿易法委員會第29屆年會上通過了《電子商業示范法》。該示范法允許貿易雙方通過電子手段傳遞信息、簽訂買賣合同和進行貨物所有權的轉讓。
　　我國《合同法》第11條規定：“合同的書面形式是指合同書、信件和數據電文(包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件)等可以有形地表現可載內容的形式。”