業主需求文件是定義項目范圍最重要的依據。其主要描述擬建項目所具有的性質和規模，建成后必須滿足的使用功能，以及項目主要的構成單元。如一個項目的構成單元可能包括生產工藝、辦公、倉儲、廠內運輸等。

　　2.項目約束條件

　　項目約束條件是指限制項目團隊做出決策的各種因素，包括項目內部的制約因素和項目外部的制約因素。例如：預算費用是一種內部約束，項目管理班子必須在預算范圍內，決定項目的工作范圍、職員招募和安排項目進度;而國家的政策法規則是來自于項目外部的制約因素。尤其注意：當在某一合同下實施項目時，合同中的一些規定會對項目的范圍定義具有相當重要的影響。

　　3.項目其他階段的結果

　　已經完成的各個階段的結果可能會對項目的范圍定義產生影響。如項目建議書對可行性研究的影響，而可行性研究的結果，又會對工程項目的設計產生影響。

　　4.歷史資料

　　借鑒其他項目范圍定義方面的經驗，避免犯類似錯誤。這些已完成的工程項目，在進行范圍定義方面所發生的錯誤、遺漏以及造成的后果等資料，會對新項目的范圍定義產生積極的影響。

　　5.各種假設

　　假設是指對項目實施過程中的某些不確定性因素，出于項目計劃目的假設為真的或確定的因素。如受到某種資源的影響而無法確定項目的具體開始日期時，項目團隊可先假定一個開始日期。但必須注意，這種假設一般會有一定的風險。