準備——深思熟慮
準備工作可以采用多種形式。具體講，一般需要對以下幾方面有明確的認識：
1.作者的角色
一般來說，首先要判定交際雙方的等級關系和親疏關系，然后即可確定交際走向是否應為上行文、下行文或平行文。劃分出這個界限，才能做到語言準確得體。
2.讀者的角色
讀者信息包括：
-身份(決定語氣)
-專業水平(決定用詞)
-人數
-主次
3.預期的目的
效率是第一位的，因此最好開門見山，切中主題;文字應簡潔明了。
起稿——條理分明
在寫的過程中，我們需要完成如下幾項任務：
1.確定篇幅
一般分為開頭、主體、結尾三部分。
讀者視角：迅速捕捉頭尾信息。
2.組織布局
商務文章注重邏輯性，結構嚴謹，環環相扣。
由近至遠，由淺至深，由輕至重。
3.區分類別
在給自己的文章定位時，以下幾點值得我們注意。
ⅰ 記敘與非記敘
ⅱ 互動性與單向性
ⅲ 抽象信息與具體信息
ⅳ 客觀描述與主觀判斷
定稿——精雕細琢
定稿的標準尺度：
布局合理，層次分明
信息合理，內容完整
語氣恰當，適合讀者
語句連貫，一氣呵成
句型豐富，短句為主
措辭到位，表達準確
商務寫作的基本要求：
在寫作過程中都必須遵循的六大原則，即準確(Correctness)、清楚(Clarity)、簡明(Conciseness)、具體(Concreteness)、完整(Completeness)、和禮貌(Courtesy)，也叫做商務寫作的6C原則。
