如何有效選擇管理工具?

10年來誕生了令人目不暇接的管理工具。然而哪些成為長青樹,
哪些又是匆匆過客?企業如何基于自己的實踐選用恰當的工具?

20世紀90年代中期至今的10年,是全球管理工具和管理技術爆炸性發展的黃金時代。大到戰略規劃,小至電子識別,無不滲透著管理工具和新興管理技術的身影。TQM(Total Quality Management,全面質量管理)、SCM(Supply Chain Management,供應鏈管理)、CRM(Customer Relationship Management,客戶關系管理)、BSC(Balanced Scorecard,平衡計分卡)、6σ(6Sigma,六西格瑪)……眾多管理工具及其代名詞早已耳熟能詳。
但是,工具無論有多好,技術無論有多先進,如不能與企業戰略相適應,也達不到為現實服務從而保證企業戰略的實現和提升管理的效能。另一方面,即便有前瞻的發展戰略和高超的經營策略,如果不懂得如何選擇合適的管理工具和如何有效使用好的管理工具,要保證戰略的有效實施很可能是“紙上談兵”。
所以,選擇適合自己企業的管理工具,才是最重要的。

哪些管理工具長盛不衰?

根據Bain & Company公司兩位資深管理工具研究專家Darrell Rigby和Barbara Bilodeau針對全球管理工具所做的一項跨度達12年的跟蹤調查結果可以看出:最近10年來,全球管理工具的使用量時起時伏。一些工具始終“榜上有名”,而另一些工具卻早已“名落孫山”。
調查結果顯示:各個公司對25項管理工具的使用隨著時間的推移而呈波浪式變化。
12年來,各公司對25項管理工具總的年平均使用量為12.5項。在過去的12年中,運用管理工具最多的年份是2002年,該年各公司平均使用16.1項管理工具。運用管理工具最少的年份是2000年,該年各公司平均使用10.4項管理工具。
1999年以前,全球各公司對管理工具的使用數量在均值上下振動。1999年和2000年,各公司對管理工具的使用數量有較大比例的下滑;而在2002年,各公司對管理工具的使用數量開始劇烈反彈;至2004年,全球對管理工具的使用正向12年來的平均水平邁進。
可以預測,隨著各個企業在面臨開放的國際國內市場和進行全球化經營中管理難度的加大,以及管理科學化、精細化要求的增加,各公司對實用、有效的管理工具的需求與日俱增。同時,各公司對管理工具的認識和選擇更趨理性,管理工具的成熟時代正在到來(見表1)。

具體就每項管理工具而言,隨著時間的變化,各種管理工具的使用量也在發生較大變化。
試就1993年、1996年、2000年和2004年四個年份使用量居前10位的管理工具作一番對比(見表2),不難看出:

(1) 一些管理工具的使用量始終穩居前列。“戰略規劃”、“標桿管理”等工具一直保持較高的使用量。
(2) 某些管理工具,走過迂回曲折路,由盛轉衰,又由衰轉盛。如:“業務流程再造”、“全面質量管理”等,在20世紀90年代早期曾經風行一時的工具,在經歷了幾年的沉默之后,如今又進入各大公司的視野之中。
(3) 個別管理工具,一直在不停地走下坡路。如:“績效薪酬法”(Pay-for-Performance),1993年有70%的公司在使用,排第6位;1996年有63%的公司使用,列第8;到2000年,雖排位沒變,仍為第8,但公司的使用量大為減少,僅為52%,略過半;而到2004年,屬性不列入關注范圍。
(4) “標桿管理”、“戰略規劃”、“外包”、“戰略聯盟”、“公司使命陳述”等工具數年來一直“榜上有名”。“客戶滿意度”、“公司再造”等工具已逐步被“客戶關系管理”、“客戶細分”、“公司流程再造”等工具所替代。而像“周轉時間降低”、“團隊自我激勵”、“競爭者剖析圖”似曇花一現,早已“名落孫山”,蹤跡全無。
從全球范圍來看,管理工具的使用量隨公司規模、地域和行業的不同而呈現各自特色。公司規模影響管理工具的使用。根據研究,在同一年中,大公司比中型公司和小公司對管理工具的使用都多得多(見圖1)。

管理實踐有哪些趨勢?

使用管理工具的目的是要提高管理實踐的科學性和管理活動的效率。管理工具的選擇取向反映了管理實踐的發展變化。分析13年來全球的企業管理實踐,可以看出其具有四個基本趨勢:一是以客戶為中心;二是追求變革和創新;三是十分關心現金流量;四是強調應用信息技術來提升企業的綜合競爭能力。與此相對應,企業在選擇管理工具時,主要基于四個方面的考慮:客戶價值、發展價值、現實價值、技術價值。
1 . 公司執行層越來越強調管理工具的使用要以客戶為中心。差不多有2/3的被調查者認為:對客戶關注不足影響了業績提升。有近一半的被調查者認為:他們在使老客戶滿意方面還做得很不夠。
2 . 如何創新是管理層面臨的一個巨大挑戰。有86%的被調查者認為:從長遠成功來看,創新比削減成本更為重要。
3 . 公司仍然關心現金流量。差不多一半的公司執行人員認為:需要提高利潤時,通常采取削減成本手段。這說明公司對創新的需求與他們實際具有的創新能力之間存在較大差距。
4 . 越來越重視信息技術的作用。差不多有90%的執行層認為:信息技術不只是作為一種計算工具,它能使公司變得更強大,能創造巨大的競爭優勢。

有效選擇工具的基點是什么?

為了能夠較好地選擇管理工具,并有效使用這些工具,需要考慮下列幾點:
1 . 每種管理工具都有其優勢和不足,在選擇管理工具時要全面考慮管理工具的正負效應。在使用時,要注意在合適的時間以合適的方式使用合適的工具。多關注對這一工具的研究成果,多與其它使用人員進行信息交流,不要盲目接受過分夸大和過分簡化的方法。
2 . 著眼長遠,從戰略上考慮管理工具的使用,而不是盲目追求時尚。
3 . 選取最適合的管理工具為工作所用。在如何選取、使用和整合管理工具為公司服務上,可以建立一套切實可行的制度。一套好的管理工具需要具備如下幾個特征:(1)能發現客戶未能滿足的需求;(2)能建立核心競爭能力;(3)能充分利用競爭者的不足;(4)能通過有效整合各種成果來實現戰略上的突破。
4 . 處理好管理工具和經營管理的關系。要讓管理工具適應經營管理活動,而不是讓經營管理活動來適應工具。