正式到港通知[Notice 0f Exact Time 0f Arrival]船舶到達港口確切時間的通知。國際航行船舶在到達港口前，船長用電報通知港口船代理船舶確切抵港日期，以便代理人安排船舶進港、靠泊等事宜。
　　在港作業情況記錄[Records of Operation in Harbour]船代理自船舶到達長江口拋錨時起，詳細記載船舶進港、在港及離港所發生的一切情況。其中包括引水上船，進港聯檢，船艙檢驗，卸、裝通知書的提出與接受．靠泊、移泊記錄，裝卸時間及噸位，進港、離港存油等。此記錄可供船東及租船人參考。
　　外輪在港停泊時間記錄[Records of Time of Berthing Harbour]見“在港作業情況記錄”。
　　交船證書[Delivery certificate]船東按照租船合同規定的交船時間、地點和其他要求把船交給承租人使用而遞交的證書。交船證書內容有船名、船籍、船東、租方以及交船時存油、存水等。船舶所有人交船時，通常由船方、租方互相商定由誰來申請驗船機構檢驗船舶技術狀況和設備是否符合適航、適載條件。

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