項目的良好運作有賴于三大要素：人員、流程和工具。人貢獻創意和智慧，流程用于彌補人的不足，工具意在提高人和流程的效率。這三大要素在項目中的地位不盡相同：人是第一要素，而工具發揮的是配角的作用，為人和流程提供支持。
要確保項目取得成功，就必須在這三大要素之間取得平衡。
要素一：人
在任何項目中，人都占據最重要的位置。沒有人的參與，項目就無法進行。
創造力 任何項目都離不開人的創造力。為實現某個目標或滿足某個需求，人利用自己已有的知識和經驗，從一個概念躍至另一概念，實現直覺上的飛躍。他們以此為跳板，探索未知世界，產生新的創意。他們會找出可以用來解決問題和應對挑戰的新概念、新聯系和新方法。
借助創造力，人能夠從已知領域踏入未知領域，并利用在此過程中發現的新知識。機器和軟件都做不到這些。人的創造力是關鍵。
遠見 遠見是人具備的另一種獨特的能力，它可以驅動創造力的產生。遠見指的是人可以看到未來的能力，即人的想象力。機器只能看到切實存在的事物(并且往往比人還看得更清楚)，而能看到未來是人所特有的能力。
任何項目都源于某人頭腦中的一個遠見。其倡導者會將它傳達給參與項目的其他人。它指引著整個項目的運作和所有與之相關的創造力。
智慧 最后，創造力和遠見的結合，為智慧發揮作用提供了一個特殊的平臺。智慧并不是人們想象的那么簡單。人們頭腦中貯存的事實只是構成了智慧的基礎，但智慧遠遠超出了這些事實的范疇。它指的是了解這些事實的內在關系，進而將之提煉為行事原理的能力。而你可以以新的方式把這些原理應用在新的環境下。
既然人這么能干，為什么還要關注流程？為什么還要在工具上投入呢？為什么不把一切交給人來處理，并讓他們來制造奇跡呢？
原因在于人并不是無所不能的。盡管人對項目的成功具有重要的作用，他們也會種下失敗的種子。項目中產生的大多數問題都是由人引起的。
人所犯的錯誤會對項目產生極大的影響。首先，由于認為人會犯錯，所以你會把回顧、審核和測試納入項目計劃中。你必然需要在這上面花費一些時間和金錢。
其次，當項目參與人員犯的錯誤導致其他缺陷或問題出現時，你必然要花更多的時間和金錢來糾正這些錯誤。你可能要把一些已經完成的工作作廢，然后花更多的時間和金錢進行返工。
人不但會犯錯誤，還沒記性。他們經常忘記一些事實和信息，也會忘記自己該做的事情。如果某項活動包含好幾個步驟，負責這項活動的人經常會遺漏其中一個或多個步驟。
這種疏忽經常給項目帶來問題。有人必須回過頭去進行檢查，并完成遺漏的工作。而且在許多情況下，整個工作必須重做。
即便項目參與人員完成了所有必須要做的工作，結果也未必完全符合標準。例如，系統分析師可能為項目將要打造的系統制定了諸多要求，但是，如果系統規格要求書中的文字和圖形不能足夠準確地傳達利益相關者的需求，那么所建立的系統就可能無法滿足他們的需求。
人類感知對模糊的容忍度比較高，且經常通過猜想來填補認知差距。結果，人們常常對自己的工作感到滿意，而事實上這些工作往往沒有達到環境所要求的精確度。 要素二：流程
人所具有的缺點會影響到他有效地利用創造力、遠見和智慧。流程能以某些方式彌補人的這些不足，使他的時間和精力得到有效利用。最佳流程并不會產生額處的工作。相反，它們服務于特定的目標，致力于確保項目的效率和一致性，且對使用它們的人來說往往是“隱形”的。
人們常常犯錯，所以流程必須幫助緩解這種傾向。大多數時候，一個好流程可以在第一時間幫助人們避免犯錯。例如，洗衣店的流程包括在放置襪子前進行配對，這將避免人們穿上不配對的襪子去上班。再如，每天早晨收聽交通和天氣報告，你就能選擇最佳的交通工具和路徑去上班。
人們還常常忘記事情。他們會忘記完成工作的一些必要步驟，或顛倒步驟的前后順序，而流程有助于人們按照正確的順序完成所有必須要做的事情。如果你每天早上都是先沐浴，再刷牙，然后更衣，最后吃早餐的話，這種始終如一的生活習慣可以確保你不會忘記任何步驟。如果這個流程改變了，結果可想而知。并且，如果你沒有采取其他措施來彌補這種改變所帶來的影響的話，結果一定非常糟糕。
人們在很多事情上都比較含糊。他們常常忽略重要的細節，因此需要有流程來引導人們注意必要的細節，確保必要的精確度。很多人在挑選要穿的衣服時都有一套流程，包括色彩和款式的搭配等。這些指引使他們可以輕易地做出合適的選擇。
但不是每個錯誤、遺漏或失準都是可以避免的，因此流程也就涉及到通過檢查和權衡來發現和糾正錯誤，從而避免產生問題。早晨出門前照照鏡子，你就能發現和糾正自己在儀容和著裝上的問題，以防它們破壞你美好的一天。
同樣，你還必須對流程進行調整，使之可以向項目相關人提供他們所需的支持，同時提高他們的工作效率。當流程符合了人們的需求時，它就會變成“隱形”的，人們自然而然地就會這樣做，根本不會覺得自己是在遵循某一流程。
雖然人們能借助流程完成很多事情，他們也有可能不能一致地執行流程。有時候，這種不一致性將使流程的效果大打折扣。如果流程執行不一致，其效果也會不一致。如果流程得到切實執行，其效果是可以預見的。
確保流程執行的一致性并不是要求你拘泥于形式。事實上，如果某個流程能夠有效地滿足你的需求，你就很容易連貫一致地執行它。然而，在企業中，由于涉及到很多人，確保流程執行的一致性就更具挑戰性。首先，如果一個流程能讓所有執行它的人都感覺不到它的存在，而是自然而然地就照著它做了，這樣的流程可以說是少之又少。如果讓每個人都根據自己的判斷行事，他們的執行方式可能稍微有些不同。有時，這些微小差異無關緊要，但更多的時候它們都會引發問題。
因此，大多數流程都要求有人注意企業的員工在執行它的時候的一致性。有多種方式可以完成這項工作，例如同事的檢視、同事的施壓、“督導”的監督、經理的強制，或審計員的仔細檢查。一定要通過某種機制來確保流程執行的一致性，這一點非常重要。
流程涉及的人越多，將流程內容形成文檔就越能保障流程執行的一致性。如果有新的員工加入，這些文檔能使他們迅速了解規章制度和工作方式，并確切地知道組織對他們的期望。
在大型企業，你更加需要借助流程文檔來確保不同的團隊或部門之間的有效合作，進而確保公司的整體需求得到滿足。但是，將流程內容形成文檔也有可能做過頭。例如，有些公司為了通過ISO 9000認證，制作了大量旨在通過認證和評級的文檔。不幸的是，當流程的首要目標，即支持人的工作，被這些目標取代時，流程會變得非常繁瑣。當然，如果流程文檔太多，人們也不愿意去閱讀，或者無法找到所需的指引。
要素三：工具
流程有助于人規避自己的不足，從而大展拳腳。盡管項目參與人員有時能夠有效地執行流程，但并非總是如此。另外，很多流程對人的工作效率具有負面影響。有些流程由于繁瑣之至，即便它們可以解決一些問題，也會引發新的問題。此時，工具成為確保人們有效執行真正有用的流程的關鍵。
工具有兩大基本功能，一是令人所付出的勞動取得事半功倍的效果，提高人的工作效率，二是代替人去工作，因為有時候工具能夠比人更有效地完成工作。有些工具只能發揮其中一種作用，但大多數工具都能發揮兩種作用。
例如，編譯器就是一種能令人的勞動取得事半功倍效果的工具。幾十年前，程序員需要寫出能在計算機處理器上運行的實際代碼。這種方法非常耗時，因為程序員必須構思計算機需要執行的動作，并將這些動作分解成由1和0組成的代碼。而編譯器可以將每行高層代碼轉譯成數十個(或數百個)計算機命令，它的出現使程序員可以進行更多抽象的工作，花更多的時間和精力去分析和解決手頭的問題，他們的工作效率因此大大提升。
因特網就是工具替代人類勞動的一個典型例子。要訪問某個網站，你只需要知道它的網址(即資源位置定位符)就足夠了。你不需要知道網絡是如何定位到你想要訪問的網站的。你提供資源位置定位符后，因特網上的計算機就會相互合作，找到你所需要的網頁，并決定如何將你的請求發送到目的地，同時接收它的響應消息。
人們不需要了解因特網的細節就可以上網，這使得全球的用戶都能使用萬維網(World Wide Web)。這是因為因特網以用戶看不見的方式完成了這項工作，而用戶只是輸入資源定位符。
與許多工具制造者所宣稱的相反，并不是每項工作都需要借助工具。你的個人能力再結合有效的流程，足以讓你漂漂亮亮地完成日常的許多任務。但與此同時，你應該時刻注意是否能借助工具來提高人或者流程的效率。你可以根據工具的兩大基本功能，來判斷在哪些情況下需要借助工具。流程中是否有些步驟要占用大量時間？仔細觀察你的員工在哪些具體的步驟和任務上花費了時間。員工的精力應該集中到能夠發揮其創造力和智慧的工作上。他們是花大量的時間去從事創造性的工作，還是被很多非創造性的工作耗費了精力？
如果某個流程需要人們花大量的時間去完成一些非創造性的工作，就應該借助工具了。找到一種可以實現事半功倍效果的工具，這樣人們就可以投入更少的時間從事非創造性的工作，而投入更多的時間完成更具挑戰性的工作。這不僅有助于提高人們的工作效率，也能改善他們工作與生活的質量，因為他們可以花更多的精力從事更加有趣和更具挑戰性的工作。
有沒有一些流程根本不需要人的參與？通過上面的分析，我們有時會得出重要的發現，即某項工作根本不需要員工具有獨特的能力。在這種情況下，整個工作都可以自動化完成。如果找到合適的工具，員工就可以把時間花在更加重要的工作上。
一旦某種工具被采用，必定要求流程有所改變。但應該認真考慮是否值得為了采用某種工具而去改變流程。這些改變對員工會有何影響？新流程是否能給員工的工作提供支持？員工是否有時間，并且掌握了必需的技能和知識去執行新流程？新流程是否支持公司的目標？
切記工具的作用是為了提高人和流程的效率。任何會降低效率的工具都應該被拋棄。 |
