2013年單證員考試《基礎理論》考點：單證機構設置與單證管理
來源：中大網校發布時間：2012-12-14 14:47:04
一、單證工作機構設置
單證工作的機構設置，各地外貿企業不盡一致。有的單證工作歸屬業務部，有的在儲運部，有的儲運、業務部門各有分工，有的還專設單證部。盡管分工所轄不盡相同，但單證工作的要求、內容和基本原則是相同的。
從外貿系統內各個專業公司的單證制作程序來看，大致有下列3種形式：
1.分段法 業務部門繕制分析單，由單證部門負責繕制各種結匯單證及送銀行結匯。
2.流水法 繕制分析單→繕制各種結匯單證→交單結匯。由各個業務環節分別負責，流水操作。
3.一條龍法 即從繕制分析單→繕制各種托運單證、結匯單證→送銀行議付，均由同一單證員操作完成。
從上述3種形式來看各有利弊，但從提高工作效率出發還是第三種比較理想。
由于前面兩種形式，一份單證要流轉多人之手就不易查找，而且單證員知識面相對狹窄，遇有問題，往往聯系隔閡，不利于了解和掌握單證全面的業務知識。
而第三種形式，一竿子到底，除了能培養成多功能型的單證員外，還可以兼顧到經辦單證的輕、重、緩、急。單證員經過長期業務活動，能摸索出自己負責這項工作的規律，發揮主觀能動性，從而能建立起一套科學化的工作秩序。
二、單證管理的意義
對外貿易單證是對外貿易業務活動的資料，是商品流通的原始憑證。它反映了整個商品流轉過程，在一定的時間內是一套重要的業務檔案資料，具有重要的查考價值。因此，交單以后各企業應加強單證的檔案管理。
1.為統計提供原始資料
在對外貿易業務活動中，通過對單證的整理分類，登記統計，做到心中有數，對掌握貨源、組織貨源，銜接計劃進貨、摸清外銷進程、促進貿易任務的完成有著密切的關系。特別是對外貿企業計劃的編制、檢查計劃完成進度、為實現計劃準確性有重要的意義。
2.為分析外貿工作質量提供資料
檢查外貿企業各項工作指標完成進度，均需要資料，如對外貿計劃準確性、履約率、資金周轉率、費用指標以及流通費用等各項指標的資料積累等。由此可見，外貿單證是提供這些數據的可靠依據，從而促進外貿企業經營管理的改善。
3.為查詢和處理業務差錯事故提供資料
在外貿業務活動中，差錯事故時有發生。特別對商品數量溢缺，品名規格（等級）不符，國別（地區）互串等錯收、錯運、多裝、少裝等差錯事故的發生，必須查明原因，分清責任，吸取教訓，加強教育，采取措施，防范今后，以達到安全優質，不斷提高外貿工作質量。這些均要求外貿單證提供必要的資料。
三、單證的管理方法
外貿業務中各項單證經過多環節的操作流轉，反映了商品流轉的全過程，為業務上的測算和考核提供了依據，可供有關部門的查詢核實。在業務成交后，單證要全面收集匯總，并進行認真的檢查核對，整理裝訂，編號歸類，列檔存查，妥善保管。
外貿單證保管的形式一般有兩種：即分散歸檔和集中歸檔。前者由各經辦部門分別自行保管，后者由專門部門負責集中統一保管。雖然單證保管方法與形式不同，但總的單證保管要求相同，都應該做到單證齊全，單證相符、順次排列、裝訂整齊、查詢方便、有利業務。
