2012單證員考試《繕制與操作》之單證制作(1)
來源：中大網校發布時間：2012-12-11 10:43:15
單據制作還要遵循“從上到下，從左到右”的原則，這樣不容易出錯。
所謂從上到下，即從一張單據的最上面的項目開始，做完上一行的項目再做下一行的項目，遇到一行有多個縱向項目，則要遵循從左到右的原則。這樣，一不容易把需要改動的項目漏改；二把整張單據劃分成單元小塊完成制作可以提高精確度。因為我們在做單據時，每個公司都有其一套固定格式，通常每次都會套用固定格式，但在套用的同時容易出現“應該修改的項目而沒有改過來”的錯誤。比如同一種商品不同訂單批次的出口單據，往往套用相同格式、抬頭、品名的單據，但由于是不同批次訂單的票據在日期，數量，和編號等小方面有細微的差別，這些差別很容易被忽略。然而，只要奉行從上到下，從左到右的原則來制作單據，并在這個原則下切實做到“心想口讀眼盯筆點尺比逐行逐字母一一核對”基本上就可以避免這方面的錯誤。
前面是做單據的基本思路，但具體怎么做是非常靈活多變的，要視不同業務的具體情況而定。
外貿單據是記錄整筆外貿業務的見證，應該與合同和實際相符合。在非信用證業務項下的單據雖然沒有在信用證項下的單據要求嚴格，但也要求正確、準確、精確。
在信用證業務項下，對單據的要求很嚴格，除了要符合單據間的邏輯關系和國際習慣，最重要的是要符合信用證規定。這就使得審理信用證對單據的要求工作變得尤為重要。
首先是發票。發票是整套外貿單據中的核心單據，在制作發票時，要注意以下幾點：
1.最重要的是正確的輸入收貨人的名址，精確到標點、空格和字母。但這里的精確要以信用證為主。有時候由于開證人的疏忽，搞錯了一個字母或一個空格，出于單證一致的原則，也要跟著信用證錯。在審理信用證時，如果發現這種特殊的地方最好用熒光筆畫出來，以示突出。
2.其次要注意嘜頭。嘜頭一般在附加條款里規定，也最好用熒光筆重點畫出來。就如在周楓化工品業務中，基本上是沒有嘜頭的，但有時也冷不丁給我規定個嘜頭，如果我按照以往的經驗來了個N/M，就會犯一個很嚴重的錯誤。
3.大小寫金額一致。周楓化工品業務量少，但訂單多，因此基本上每次做單時可以套用以前的格式。有時只要稍微改動一下數量就可以了。這樣就出了一個經常犯的錯誤：大小寫金額不一致。因為把小寫的金額改過來之后，很容易忽略大寫金額相應改動。