一、單證工作機構(gòu)設(shè)置
　　單證工作的機構(gòu)設(shè)置，各地外貿(mào)企業(yè)不盡一致。有的單證工作歸屬業(yè)務部，有的在儲運部，有的儲運、業(yè)務部門各有分工，有的還專設(shè)單證部。盡管分工所轄不盡相同，但單證工作的要求、內(nèi)容和基本原則是相同的。
　　從外貿(mào)系統(tǒng)內(nèi)各個專業(yè)公司的單證制作程序來看，大致有下列3種形式：
　　1.分段法 業(yè)務部門繕制分析單，由單證部門負責繕制各種結(jié)匯單證及送銀行結(jié)匯。
　　2.流水法 繕制分析單→繕制各種結(jié)匯單證→交單結(jié)匯。由各個業(yè)務環(huán)節(jié)分別負責，流水操作。
　　3.一條龍法 即從繕制分析單→繕制各種托運單證、結(jié)匯單證→送銀行議付，均由同一單證員操作完成。
　　從上述3種形式來看各有利弊，但從提高工作效率出發(fā)還是第三種比較理想。
　　由于前面兩種形式，一份單證要流轉(zhuǎn)多人之手就不易查找，而且單證員知識面相對狹窄，遇有問題，往往聯(lián)系隔閡，不利于了解和掌握單證全面的業(yè)務知識。
　　而第三種形式，一竿子到底，除了能培養(yǎng)成多功能型的單證員外，還可以兼顧到經(jīng)辦單證的輕、重、緩、急。單證員經(jīng)過長期業(yè)務活動，能摸索出自己負責這項工作的規(guī)律，發(fā)揮主觀能動性，從而能建立起一套科學化的工作秩序。
　　二、單證管理的意義
　　對外貿(mào)易單證是對外貿(mào)易業(yè)務活動的資料，是商品流通的原始憑證。它反映了整個商品流轉(zhuǎn)過程，在一定的時間內(nèi)是一套重要的業(yè)務檔案資料，具有重要的查考價值。因此，交單以后各企業(yè)應加強單證的檔案管理。
　　1.為統(tǒng)計提供原始資料
　　在對外貿(mào)易業(yè)務活動中，通過對單證的整理分類，登記統(tǒng)計，做到心中有數(shù)，對掌握貨源、組織貨源，銜接計劃進貨、摸清外銷進程、促進貿(mào)易任務的完成有著密切的關(guān)系。特別是對外貿(mào)企業(yè)計劃的編制、檢查計劃完成進度、為實現(xiàn)計劃準確性有重要的意義。
　　2.為分析外貿(mào)工作質(zhì)量提供資料
　　檢查外貿(mào)企業(yè)各項工作指標完成進度，均需要資料，如對外貿(mào)計劃準確性、履約率、資金周轉(zhuǎn)率、費用指標以及流通費用等各項指標的資料積累等。由此可見，外貿(mào)單證是提供這些數(shù)據(jù)的可靠依據(jù)，從而促進外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理的改善。
　　3.為查詢和處理業(yè)務差錯事故提供資料
　　在外貿(mào)業(yè)務活動中，差錯事故時有發(fā)生。特別對商品數(shù)量溢缺，品名規(guī)格(等級)不符，國別(地區(qū))互串等錯收、錯運、多裝、少裝等差錯事故的發(fā)生，必須查明原因，分清責任，吸取教訓，加強教育，采取措施，防范今后，以達到安全優(yōu)質(zhì)，不斷提高外貿(mào)工作質(zhì)量。這些均要求外貿(mào)單證提供必要的資料。
　　三、單證的管理方法
　　外貿(mào)業(yè)務中各項單證經(jīng)過多環(huán)節(jié)的操作流轉(zhuǎn)，反映了商品流轉(zhuǎn)的全過程，為業(yè)務上的測算和考核提供了依據(jù)，可供有關(guān)部門的查詢核實。在業(yè)務成交后，單證要全面收集匯總，并進行認真的檢查核對，整理裝訂，編號歸類，列檔存查，妥善保管。
　　外貿(mào)單證保管的形式一般有兩種：即分散歸檔和集中歸檔。前者由各經(jīng)辦部門分別自行保管，后者由專門部門負責集中統(tǒng)一保管。雖然單證保管方法與形式不同，但總的單證保管要求相同，都應該做到單證齊全，單證相符、順次排列、裝訂整齊、查詢方便、有利業(yè)務。

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