2013考研英語(yǔ)輔導(dǎo)應(yīng)用文寫作之備忘錄

　　一、概述

　　備忘錄是一種錄以備忘的公文。在公文函件中，它的等級(jí)是比較低的，主要用來(lái)提醒、督促對(duì)方，或就某個(gè)問(wèn)題提出自己的意見(jiàn)或看法。在業(yè)務(wù)上，它一般用來(lái)補(bǔ)充正式文件的不足。它的內(nèi)容可以分為以下幾項(xiàng)：

　　書端（Heading）；

　　收文人的姓名、頭銜、地址（Addressee‘s Name， Title， Address）；

　　稱呼（Salutation）；

　　事因（Subject）；

　　正文（Body）；

　　結(jié)束語(yǔ)（Complimentary Close）；

　　署名（Signature）。

　　二、注意事項(xiàng)

　　書端部分包括發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱、地址、發(fā)文日期，有的還包括電報(bào)掛號(hào)、電傳號(hào)、電話號(hào)碼等。許多機(jī)關(guān)有自己特制的信箋，在寫書端時(shí)，其格式和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用與一般信件的相同。收文人（或收文單位）的姓名、頭銜、地址一項(xiàng)寫在左上角編號(hào)處的下面，其格式與書信的寫法相同。

　　稱呼從左邊頂格寫起，對(duì)一般機(jī)關(guān)、團(tuán)體的負(fù)責(zé)人一般用Dear Sir，對(duì)政府官員可用Sir.

　　“事因”一項(xiàng)目前采用得較少。它可放在稱呼語(yǔ)之前，也可放在其后，前面可加Re或Docket， Subject.如果此項(xiàng)寫在稱呼語(yǔ)之前，多從左邊的頂格寫起；若放在稱呼語(yǔ)之后，一般寫在信箋正中。它多采用不完整的句子，只需很少幾個(gè)詞，甚至一個(gè)詞，目的在于使收文人對(duì)文中的主要內(nèi)容一目了然，便于及時(shí)處理。

　　正文、結(jié)束語(yǔ)和署名等項(xiàng)與一般信件的格式相同。

　三、舉例

　　例1

　　Directions： Write a memorandum of about 100 words to the student service department and ask them to fix a telephone for each dormitory.

　　MEMO

　　August 16，2004

　　To：The leader of student service department

　　From： Li Ming

　　Subject：Telephone

　　Dear Sir，

　　I would like to remind you that we are in want of a telephone for each dormitory. As a university student， we need to cope with the daily increasing communications with teachers， friends and people outside the campus.

　　We need a telephone to get and send message， which is important for us. Though most of us have mobile phones and e-mail address， a telephone in the dormitory is after all the most convenient and cheapest tool of communication. I hope that you will pay attention to this problem and solve it as soon as possible.

　　Regards.

　　Yours，

　　Li Ming

　　*“remind”一詞用法比較多，可以在后面直接接人或賓格，如“提醒我”譯為please remind me.如果提醒某人某事則用remind somebody of something，也可以在后面加從句，即“remind sb that”，remind還有一個(gè)意思為“使想起”同樣用remind…of…的結(jié)構(gòu)，應(yīng)注意與提醒某事區(qū)分。